Kế hoạch bảo trì định kỳ
Mục tiêu chức năng
● Thiết lập thời gian bảo trì định trì từng tài sản, thiết bị hiện có của doanh nghiệp.
● Theo dõi trạng thái xử lý và quy trình phê duyệt giữa các phòng ban từ khi bắt đầu lập kế hoạch bảo trì đến lúc hoàn thành nhằm đảm bảo kế hoạch bảo trì được thực hiện đúng thời hạn.
● Lưu trữ các kế hoạch bảo trì đã được thiết lập nhằm phục vụ công việc truy vấn sau này.
Ảnh minh họa: Chức năng lập kế hoạch bảo trì định kỳ ( TS-TB )
Thao tác trên hệ thống chức năng Kế hoạch bảo trì định kỳ (TS-TB)
Truy cập đường dẫn: Trang chủ \ Kế hoạch bảo trì - định kỳ (TS-TB)
Ảnh minh họa: Giao diện chính chức năng Kế hoạch bảo trì định kỳ (TS-TB)
Lớp thứ 1: Bộ lọc trạng thái các kế hoạch bảo trì
THÔNG TIN — DIỄN GIẢI
Tất cả Hiển thị toàn bộ đề nghị đã được lập bao gồm các đề nghị chưa được gửi duyệt, chưa duyệt, đã duyệt hoặc đã từ chối
Chờ bạn duyệt Hiển thị toàn bộ đề nghị đang đợi được phê duyệt
Đang xử lý Hiển thị toàn bộ đề nghị đang trong quá trình phê duyệt bởi các bộ phận có trong quy trình duyệt
Đã hoàn tất Hiển thị toàn bộ đề nghị đã được người dùng (cấp độ/bậc) cao nhất phê duyệt và kết thúc quy trình
Lớp thứ 2: Bộ thao tác lọc và tìm kiếm
(Hình ảnh minh họa các công cụ lọc, khoảng thời gian, tìm kiếm theo số chứng từ, nhà cung cấp, nội dung...)
Hiển thị toàn bộ các kế hoạch bảo trì đã lập trong phạm vi khoảng thời gian được nhập.
Hiển thị toàn bộ các kế hoạch bảo trì đã được lập trong năm hiện tại.
Nhập số chứng từ, nhà cung cấp, nội dung cần tìm để hiển thị các đề nghị chứa thông tin liên quan.
Lớp thứ 3: Thông tin tổng quan đơn đề nghị
Lập mới một kế hoạch bảo trì (button tạo mới)
Xuất ra danh sách theo định dạng Excel các kế hoạch bảo trì đang hiển thị theo phạm vi tìm kiếm
Lập nhanh (Revise) nhân bản một kế hoạch có cùng nội dung với đề nghị đã chọn (hỗ trợ chỉnh sửa khi phiếu gốc đang trong quy trình phê duyệt)
Các biểu tượng cho phép: Duyệt, Bỏ duyệt, Trả lại, Từ chối, Thay đổi quyết định, Xem chi tiết, Chỉnh sửa, Xóa (xem lưu ý), Nhận xét/bình luận, Đính kèm tài liệu, Hiển thị trạng thái quy trình phê duyệt
Các hình ảnh minh họa chức năng tương ứng hiển thị trong giao diện.
Lưu ý về xóa: trường hợp kế hoạch đã gửi duyệt hoặc là dữ liệu tham chiếu tới các phân hệ khác thì không thể xóa.
Trạng thái quy trình phê duyệt (màu sắc)
Màu xám — đề nghị chưa được gửi duyệt và chưa áp dụng quy trình nghiệp vụ
Màu đỏ — đang trong quá trình xử lý phê duyệt (đã có người duyệt nhưng còn chờ người khác trong quy trình)
Màu xanh — đề nghị đã được người dùng cuối trong quy trình phê duyệt hoàn tất quy trình
Khi bấm vào biểu tượng trạng thái, hệ thống hiển thị hai mục:
Quy trình: hiển thị Bước duyệt, trạng thái duyệt, tên người thực hiện, ngày & thời gian, ý kiến.
Lịch sử: nhật ký hành động trong đơn (Hành động thực hiện, Người thực hiện, Thời gian thực hiện).
Cả hai mục hỗ trợ xuất tệp PDF để theo dõi và đối chiếu.
Lớp thứ 3 (chi tiết trong đơn): Công việc & Vật tư
Công việc bảo trì (các trường):
Stt: thứ tự thực hiện công việc trong kế hoạch
Công việc: mô tả nội dung công việc
Đạt / Không đạt: trạng thái công việc
Thông tin vật tư (các trường):
Tên vật tư (có thể cấu hình trong danh mục Vật tư-phụ tùng): Tên, Mã vật tư, Đơn vị tính
Mã vật tư
Đvt
SL tồn: số lượng vật tư còn trong kho
SL cần: số lượng cần cho công việc
Đơn giá: đơn giá một vật tư
Tiền: tổng tiền = Đơn giá * SL cần
Diễn giải: nội dung/ý kiến của người thực hiện về vật tư
Thao tác lập Kế hoạch bảo trì định kỳ (Tài sản - thiết bị)
Sau khi hoàn tất thiết lập quy trình, thao tác lập kế hoạch bảo trì định kỳ có thể tiến hành như sau
Truy cập đường dẫn: Trang chủ \ Bảo trì- sửa chữa \ Kế hoạch bảo trì định kỳ (TS-TB)
Giao diện lập kế hoạch phân chia thành 6 lớp thông tin.
Lớp thứ 1: Thông tin tổng quan kế hoạch
Các trường chính:
Mã chứng từ: Mã: JP + số nguyên
Ngày chứng từ: dd/mm/yyyy
Số chứng từ: năm + tháng + số nguyên (VD: 23110009)
Người lập: tự động lấy theo người dùng đang đăng nhập
Đơn vị / Phòng ban / Bộ phận
Loại bảo trì định kỳ: nháy đúp biểu tượng để chọn (các loại cấu hình trong danh mục Loại bảo trì định kỳ)
Nội dung: mô tả kế hoạch bảo trì khu vực chỉ định
Lớp thứ 2: Thiết lập lịch bảo trì
Nháy đúp vào thanh công cụ lịch để mở hộp thoại thiết lập lịch biểu và thời gian bảo trì.
Các trường chính trong hộp thoại:
Ngày bắt đầu: chọn ngày bắt đầu thực hiện
Lặp lại mỗi: số lần lặp (theo tuần, tháng, năm)
Ví dụ: số lần = 2 và lặp theo năm → ghi nhận lặp 2 năm/lần
Lặp lại vào thứ:
Nếu lặp theo Tuần: chọn thứ 2 → Chủ nhật
Nếu lặp theo Tháng: chọn ngày 1 → 31 hoặc chọn "Ngày cuối tháng"
Nếu lặp theo Năm: hệ thống ghi nhận theo thiết lập
Kết thúc vào ngày:
Kết thúc theo ngày: chọn ngày kết thúc (hệ thống tự động kết thúc khi tới ngày đó)
Kết thúc theo số lần lặp: nhập số lần lặp; khi thực hiện đủ số lần, hệ thống tự động kết thúc
Sau: biểu tượng xóa thiết lập lịch
Biểu tượng lưu/hủy: lưu hoặc hủy thiết lập lịch biểu
Lớp thứ 5: Chi tiết vật tư
Nháy đúp vào biểu tượng thêm để thêm mới vật tư phục vụ kế hoạch.
Các trường:
Mã vật tư / Tên vật tư / Đvt (có thể cấu hình trong danh mục Vật tư-phụ tùng)
Tài khoản: tài khoản kế toán dùng để hạch toán (cấu hình tại danh mục kế toán)
Yếu tố nợ 1 / Yếu tố nợ 2
Số lượng tồn: tự động sinh sau khi chọn vật tư
Số lượng: nhập số lượng cần thiết
Đơn giá: nhập giá trị vật tư
Tiền: Đơn giá * Số lượng
Diễn giải: ghi chú/lưu ý về vật tư
Lớp thứ 6: Đính kèm tập tin và đường dẫn
Biểu tượng tải lên: tải các tập tin/tài liệu liên quan (định dạng cho phép: .xls, .xlsx, .doc, .docx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .rtf, .jpg, .png, .gif, .bmp, .mmap).
Biểu tượng đính kèm đường dẫn: đính kèm link nơi lưu trữ tập tin, chứng từ, tài liệu liên quan.
Sau khi hoàn thành nhập thông tin, bấm Lưu để lưu kế hoạch bảo trì.
Nếu quy trình ban đầu được cấu hình chức năng gửi duyệt, kế hoạch sau khi bấm Lưu sẽ chỉ được phê duyệt khi người có quyền duyệt bấm Gửi duyệt. Nếu không cấu hình gửi duyệt, kế hoạch sẽ tự động chạy theo quy trình đã cấu hình và gửi đến người có quyền phê duyệt.
Hoàn tất & Gửi duyệt
Sau khi kiểm tra thông tin kế hoạch bảo trì không có sai sót, nhấn chọn kế hoạch vừa tạo và bấm nút Gửi duyệt.
Sau khi thiết lập xong một kế hoạch, người dùng có thể thực hiện các thao tác Duyệt đề nghị, Trả lại đề nghị, Từ chối đề nghị theo quy trình phê duyệt đã thiết lập.