Phiếu báo sự cố
Mô tả chức năng
Hỗ trợ người dùng tạo phiếu báo cáo, cập nhật các sự cố liên quan đến các tài sản, thiết bị hiện có tại doanh nghiệp.
Lưu trữ các phiếu báo cáo đã được lập nhằm phục vụ cho công việc truy vấn sau này.
Theo dõi và xử lý kịp thời các sự cố, giảm thiểu rủi ro hư hỏng tài sản, thiết bị.
Ảnh minh họa: Chức năng Phiếu báo sự cố ( TS-TB )
Thao tác trên hệ thống chức năng Phiếu báo sự cố (TS-TB)
Truy cập đường dẫn: Trang chủ\ Phiếu báo sự cố ( TS-TB )
Ảnh minh họa: Giao diện chính chức năng Phiếu báo sự cố ( TS-TB )
Lớp thứ 1: Bộ lọc hiển thị trạng thái các phiếu báo sự cố được lập
THÔNG TIN — DIỄN GIẢI
Tất cả Hiển thị toàn bộ phiếu báo sự cố đã được lập bao gồm các phiếu chưa được gửi duyệt, chưa duyệt, đã duyệt hoặc đã từ chối
Chờ bạn duyệt Hiển thị toàn bộ phiếu báo sự cố đang đợi được phê duyệt
Đang xử lý Hiển thị toàn bộ phiếu báo sự cố đang trong quá trình phê duyệt bởi các bộ phận có trong quy trình duyệt
Đã hoàn tất Hiển thị toàn bộ phiếu đã được phê duyệt sau khi người dùng (cấp độ/bậc) cao nhất phê duyệt và kết thúc quy trình
Lớp thứ 2: Thông tin tổng quan phiếu báo sự cố được lập
THÔNG TIN — DIỄN GIẢI
Hiển thị toàn bộ phiếu báo sự cố đã được lập trong phạm vi khoảng thời gian được nhập
Nhập số chứng từ, khách hàng, nội dung cần tìm và nháy đúp chuột vào biểu tượng , hệ thống sẽ hiển thị các phiếu sự cố chứa thông tin liên quan.
Lập mới một phiếu sự cố
Xuất ra danh sách theo định dạng Excel các phiếu sự cố đang hiển thị theo phạm vi tìm kiếm của người dùng
Lập nhanh thêm một phiếu sự cố mới có cùng nội dung với đề nghị mà người dùng đã chọn.
Hỗ trợ nhân bản đơn đề nghị đang trong quá trình phê duyệt và người tạo đơn muốn điều chỉnh nhưng lưu trữ lại phiếu đầu (không thể chỉnh sửa).
Trường hợp sử dụng: Người tạo đơn muốn chỉnh sửa phiếu tuy nhiên phiếu đang trong quá trình phê duyệt (bước 2 hoặc bước bất kỳ) nhưng theo hoạt động của hệ thống thì người nào duyệt rồi thì Bỏ duyệt hết thì tới người tạo phiếu mới được chỉnh sửa phiếu. Người tạo phiếu có thể bấm nút Revise để nhân bản và chỉnh sửa ngay cho chạy quy trình lại. Còn đối với phiếu cũ sẽ dùng để lưu trữ
Các biểu tượng hành động (một số ví dụ):
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người dùng được phân quyền duyệt đồng ý với đề nghị đã được lập
Bấm vào biểu tượng để thực hiện các công việc phiếu sự cố đã được lên kế hoạch
Bấm vào biểu tượng để cập nhật tình trạng công việc của phiếu sự cố
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người dùng thay đổi quyết định ban đầu và không muốn duyệt đề nghị
Nhấn chọn vào biểu tượng trong trường hợp phát hiện lỗi sai trong phiếu sự cố hoặc một số lí do khách quan khác. Người dùng lựa chọn bước trả lại phiếu
Nhấn chọn vào biểu tượng để từ chối phê duyệt và kết thúc quy trình
Nhấn chọn vào biểu tượng nếu người duyệt muốn thay đổi quyết định ban đầu sau khi xem xét và muốn phiếu sự cố đó được tiếp tục thực hiện trong quy trình
Hiển thị thông tin chi tiết phiếu sự cố đã lập
Chỉnh sửa hoặc cập nhật thông tin phiếu sự cố đã lập.
Xóa phiếu sự cố đã lập Lưu ý: trường hợp phiếu sự cố đã được gửi duyệt hoặc là dữ liệu tham chiếu đến các phân hệ, chức năng khác thì không thể xóa được.
Nhấn chọn vào biểu tượng để nhận xét hoặc để lại bình luận về phiếu sự cố hàng được lập
Hiển thị các chứng từ, tài liệu đính kèm liên quan đến đơn đề nghị
Hiển thị trạng thái quy trình phê duyệt giúp người dùng có thể theo dõi chi tiết tình trạng của phiếu sự cố đã lập. Lưu ý: Tùy theo trạng thái duyệt của đề nghị mà chức năng sẽ hiển thị 3 màu sắc khác nhau.
Màu xám
— đề nghị chưa được gửi duyệt và chưa được áp dụng quy trình nghiệp vụ
Màu đỏ
— đang trong quá trình xử lý phê duyệt mặc dù bước đó người dùng có quyền duyệt và đã duyệt thì phiếu vẫn màu đỏ do còn đợi người dùng khác có trong quy trình thực hiện phê duyệt
Màu xanh
— đề nghị đã được người dùng cuối trong quy trình phê duyệt hoàn tất quy trình
Khi bấm vào biểu tượng ,
Mục Quy trình: hiển thị thông tin về tình trạng đơn đề nghị, bao gồm Bước duyệt, trạng thái duyệt, tên người thực hiện, Ngày và thời gian thực hiện, Ý kiến của người thực hiện.
Mục Lịch sử: lưu trữ nhật ký ghi lại các hành động được thực hiện trong đơn đề nghị bao gồm Hành động thực hiện, Người thực hiện, Thời gian thực hiện.
Cả 2 mục thông tin đều hỗ trợ xuất tệp tin PDF nhằm phục vụ công tác theo dõi và đối chiếu.
Lớp thứ 3: Thông tin chi tiết về phiếu bảo trì được lập, được phân chia thành 2 trường thông tin chính là chi tiết Công việc trong phiếu sự cố và Vật tư phục vụ công tác báo sự cố
THÔNG TIN — DIỄN GIẢI
Công việc thực hiện
Stt: Mô tả thứ tự thực hiện công việc trong phiếu báo sự cố được lập
Công việc: Mô tả thông tin công việc thực hiện trong phiếu báo sự cố
Đạt: Mô tả trạng thái công việc thực hiện trong phiếu báo sự cố
Không đạt
Thông tin vật tư
Tên vật tư: Mô tả thông tin vật tư cần thiết cho công việc thực hiện trong phiếu báo sự cố (có thể được cấu hình và lưu trữ trong hệ thống tại danh mục Vật tư- phụ tùng) bao gồm: Tên vật tư
Mã vật tư: Mã vật tư
Đvt: Đơn vị tính
SL tồn: Mô tả số lượng vật tư còn lại ở trong kho lưu trữ
SL cần: Mô tả số lượng vật tư cần thiết cho công việc phiếu báo sự cố
Đơn giá: Mô tả đơn giá của một vật tư, phụ tùng
Tiền: Mô tả tổng số tiền cần thanh toán cho vật tư, phụ tùng đó (Công thức: Đơn giá * số lượng cần)
Diễn giải: Mô tả nội dung, ý kiến của người thực hiện công việc phiếu báo sự cố về vật tư, phụ tùng đó.
Lưu ý: Cấu hình quy trình phiếu báo sự cố trước khi tạo mới một phiếu. Tham khảo các bước thực hiện tại: https://guide.cmms.vn/quan-ly-bao-tri-sua-chua/danh-muc-bao-tri-sua-chua/thiet-lap-quy-trinh/phieu-bao-su-co
Hướng dẫn lập phiếu báo sự cố (tài sản - thiết bị)
Bước 1
Truy cập đường dẫn: Trang chủ\ Phiếu báo sự cố (tài sản-thiết bị). Bấm chọn vào biểu tượng để lập mới phiếu báo sự cố (tài sản-thiết bị).
Giao diện chức năng lập phiếu báo sự cố (tài sản-thiết bị) sẽ xuất hiện, phân chia thành 3 lớp thông tin.
Lớp thứ 1: Thông tin tổng quan phiếu báo sự cố (TS - TB)
Mã chứng từ: Mã: JO + số nguyên
Ngày chứng từ: dd/mm/yyyy
Số chứng từ: năm + tháng + số nguyên. VD: 23110009
Người lập: thông tin người lập tự động sinh ra (căn cứ vào người dùng đăng nhập)
Đơn vị trực thuộc
Phòng ban
Bộ phận
Tài sản-thiết bị: thông tin tài sản, thiết bị (có thể được cấu hình trong Danh mục TS-TB: https://guide.cmms.vn/quan-ly-tai-san-thiet-bi/danh-muc-tai-san-thiet-bi/danh-muc-ts-tb)
Loại báo cáo sự cố: nháy đúp vào biểu tượng để lựa chọn loại hình sự cố (có thể cấu hình trong danh mục Loại sự cố)
Lý do báo cáo sự cố: nháy đúp để lựa chọn lý do (có thể cấu hình trong danh mục lý do sự cố)
Triệu chứng: nháy đúp để lựa chọn triệu chứng (có thể cấu hình tại danh mục Triệu chứng)
Mức độ khẩn cấp: nháy đúp để lựa chọn mức độ (có thể cấu hình tại danh mục Mức độ khẩn cấp)
Nội dung: mô tả chi tiết
Lớp thứ 2: Chi tiết vật tư cần thiết cho phiếu báo sự cố
Nháy đúp vào biểu tượng để thêm mới vật tư phục vụ cho phiếu báo sự cố.
Thông tin vật tư:
Mã vật tư
Tên vật tư
Đvt (đơn vị tính)
SL tồn: số lượng còn tồn trong kho (tự động sinh sau khi chọn vật tư)
SL: nhập số lượng cần thiết
Đơn giá: nhập đơn giá
Tiền: đơn giá * SL
Diễn giải: nội dung, lưu ý của vật tư
Lớp thứ 3: Hỗ trợ đính kèm tập tin và đường dẫn liên quan
Nhấn chọn biểu tượng để tải lên các tập tin, tài liệu đính kèm liên quan đến phiếu báo sự cố đang lập. Các định dạng cho phép: .xls; .xlsx; .doc; .docx; .ppt; .pptx; .pdf; .txt; .rtf; .jpg; .png; .gif; .bmp; .mmap
Nhấn vào biểu tượng để đính kèm đường dẫn nơi lưu trữ các tập tin, chứng từ, tài liệu liên quan đến phiếu báo sự cố đang được lập.
Lưu ý: Nếu quy trình ban đầu được cấu hình chức năng gửi duyệt, phiếu báo sự cố sau khi bấm Lưu sẽ chỉ được phê duyệt khi người có quyền duyệt bấm Gửi duyệt. Ngược lại, nếu không cấu hình chức năng gửi duyệt, phiếu báo sự cố sẽ tự động chạy theo quy trình đã cấu hình và gửi đến người có quyền phê duyệt.
Bước 2
Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin phiếu báo sự cố, bấm Lưu để lưu phiếu báo sự cố đã lập.
Sau khi hoàn tất tạo phiếu báo sự cố, người dùng có thể thực hiện các thao tác như Đánh giá, Cập nhật tình trạng, Duyệt đề nghị, Trả lại đề nghị, Từ chối đề nghị theo như hướng dẫn thực hiện quy trình riêng biệt cho phiếu báo sự cố.
Last updated 1 year ago