Cập nhật luân chuyển

Mục tiêu chức năng

• Quản lý và số hóa toàn bộ quy trình luân chuyển tài sản - thiết bị giữa các cá nhân trong đơn vị tổ chức

• Kiểm soát và theo dõi tất cả tình trạng luân chuyển

• Đảm bảo sự liên kết và minh bạch từng giai đoạn luân chuyển

Tổng quan giao diện của luân chuyển TS-TB cá nhân

Ảnh minh họa: Giao diện luân chuyển TS-TB cá nhân

Lớp hiển thị và chức năng chính:

• Lớp thứ 1 — Thể hiện tình trạng luân chuyển tài sản-thiết bị cá nhân

  • Tất cả: Hiển thị toàn bộ đề nghị đã được lập bao gồm các đề nghị chưa được gửi duyệt, chưa duyệt, đã duyệt hoặc đã từ chối

  • Chờ bạn duyệt: Hiển thị toàn bộ đề nghị đang đợi được phê duyệt

  • Đang xử lý: Hiển thị toàn bộ đề nghị đang trong quá trình phê duyệt bởi các bộ phận có trong quy trình duyệt

  • Đã hoàn tất: Hiển thị toàn bộ đề nghị đã được phê duyệt sau khi người dùng (cấp độ/bậc) cao nhất phê duyệt và kết thúc quy trình

• Lớp thứ 2 — Bộ thao tác giúp người dùng lọc và tìm kiếm các đề nghị luân chuyển

  • Lọc theo khoảng thời gian: Hiển thị toàn bộ đề nghị luân chuyển đã lập trong phạm vi khoảng thời gian được nhập

  • Lọc theo năm: Hiển thị toàn bộ đề nghị luân chuyển đã được lập trong năm hiện tại

  • Tìm kiếm: Nhập số phiếu, nhân viên hay nội dung cần tìm và hệ thống sẽ hiển thị các đề nghị chứa thông tin liên quan.

• Lớp thứ 3 — Thông tin chung tổng quan đơn đề nghị

  Chức năng chính:

  • Lập mới một đề nghị luân chuyển

  • In đơn đề nghị luân chuyển với nhiều định dạng (PDF, Web Archive, CSV, ...)

  • Xuất Excel danh sách đề nghị theo phạm vi tìm kiếm hiển thị

  • Cung cấp mẫu (template) chứa cột thông tin sẵn để nhập dữ liệu nhanh

  • Nhập dữ liệu từ mẫu hệ thống

  • Lập nhanh (Revise) thêm một đề nghị mới có cùng nội dung với đề nghị đang chọn (nhân bản đề nghị)

  • Các biểu tượng thao tác quy trình (ví dụ: chạy quy trình, duyệt, bỏ duyệt, trả lại, từ chối, tiếp tục, xem chi tiết, chỉnh sửa, xóa, nhận xét, đính kèm, xem trạng thái) — biểu tượng minh họa:

  • Hiển thị thông tin chi tiết đề nghị, chỉnh sửa, xóa, nhận xét, đính kèm tài liệu, và xem trạng thái quy trình phê duyệt

  • Lưu ý: Trường hợp đề nghị luân chuyển đã được gửi duyệt hoặc là dữ liệu tham chiếu đến các phân hệ, chức năng khác thì không thể xóa được.

  • Các chức năng phụ: nhận xét/bình luận, hiển thị chứng từ, tài liệu đính kèm, hiển thị trạng thái quy trình phê duyệt (màu sắc khác nhau theo trạng thái)

    • Màu xám: đề nghị chưa được gửi duyệt và chưa được áp dụng quy trình nghiệp vụ

    • Màu đỏ: đang trong quá trình xử lý phê duyệt (dù 1 bước đã được duyệt nhưng còn chờ các bước khác)

    • Màu xanh: đề nghị đã được người dùng cuối trong quy trình phê duyệt hoàn tất quy trình

  • Khi bấm vào biểu tượng trạng thái:

    • Mục Quy trình: hiển thị Bước duyệt, trạng thái duyệt, tên người thực hiện, ngày/giờ thực hiện, ý kiến người thực hiện.

    • Mục Lịch sử: lưu nhật ký hành động gồm Hành động, Người thực hiện, Thời gian thực hiện.

    • Cả hai mục hỗ trợ xuất PDF để theo dõi, đối chiếu.

• Thông tin chung của phiếu luân chuyển tài sản cá nhân: Hiển thị bao gồm Mã chứng từ, Ngày, Số, Đơn vị nhận, Phòng ban nhận, Người nhận, Nội dung, Đã từ chối / Người tạo, Ngày tạo, Người sửa gần nhất, Ngày sửa gần nhất

• Lớp thứ 4 — Thông tin chi tiết tài sản khi chọn một đề nghị (từ Lớp 3)

  • Mã TS-TB: Hiển thị mã sản phẩm có trong đề nghị (có thể cấu hình trong danh mục tài sản-thiết bị)

  • Tên TS-TB: Tên sản phẩm

  • Đvt: Đơn vị tính

  • Diễn giải: Mô tả hoặc lưu ý liên quan đến tài sản-thiết bị trong đề nghị

Lưu ý: Cấu hình quy trình đề nghị luân chuyển trước khi tạo mới một phiếu luân chuyển. Tham khảo các bước thực hiện tại: https://guide.cmms.vn/dinh-nghia-quy-trinh/tai-san-thiet-bi/luan-chuyen

Tạo mới một luân chuyển TS-TB (Đường dẫn: Trang chủ \ Nghiệp vụ \ Luân chuyển TS-TB cá nhân)

1

Bước 1

Bấm vào nút Thêm để hiển thị giao diện tạo đơn đề nghị.

Lớp thứ 1 — Thông tin chung của quy trình luân chuyển:

• Mã nghiệp vụ: hiển thị mã nghiệp vụ (có thể cấu hình sẵn trong danh mục)

• Số nghiệp vụ: hiển thị số

• Ngày nghiệp vụ: hiển thị ngày

• Người giao: nhập thông tin chủ sở hữu hiện tại (Người, Đơn vị giao, Phòng ban giao, Bộ phận giao)

• Người nhận: nhập thông tin chủ sở hữu mới (Người, Đơn vị nhận, Phòng ban nhận, Bộ phận nhận)

Lớp thứ 2 — Thông tin tài sản giao/nhận:

• Mã TS-TB: hiển thị mã tài sản-thiết bị (có thể cấu hình sẵn)

• Tên TS-TB: tên tài sản

• Đvt: đơn vị tính

• Diễn giải: mô tả hoặc lưu ý liên quan đến tài sản trong đề nghị

Sau khi hoàn thành thông tin, bấm nút Lưu để lưu đơn đề nghị.

Lưu ý:

• Nếu quy trình ban đầu được cấu hình "chức năng gửi duyệt", đơn sau khi Lưu sẽ cần bấm "Gửi duyệt" để bắt đầu quy trình phê duyệt.

• Nếu không cấu hình "chức năng gửi duyệt", đơn sẽ tự động chạy theo quy trình đã cấu hình và gửi đến người có quyền phê duyệt.

Người dùng có thể thực hiện các thao tác như Duyệt đề nghị, Trả lại đề nghị, Từ chối đề nghị theo hướng dẫn chung: https://guide.cmms.vn/thuc-hien-quy-trinh/quy-trinh-chung

Thông tin tham khảo:

• Liên quan: https://guide.cmms.vn/dinh-nghia-quy-trinh/tai-san-thiet-bi/luan-chuyen

• Trang cha: https://guide.cmms.vn/quan-ly-tai-san-thiet-bi/luan-chuyen

• Trang tiếp theo: https://guide.cmms.vn/quan-ly-tai-san-thiet-bi/luan-chuyen/ts-tb-don-vi

Last updated 1 year ago