Phiếu đề xuất thanh lý
Mục tiêu chức năng
Quản lý và số hóa toàn bộ quá trình thanh lý tài sản - thiết bị giữa các phòng ban, đơn vị
Kiểm soát và theo dõi tất cả tình trạng thanh lý
Đảm bảo sự liên kết và minh bạch từng giai đoạn thanh lý
Ảnh minh họa: Giao diện phiếu đề xuất thanh lý
Lớp hiển thị trạng thái phiếu đề xuất thanh lý
Tất cả: Hiển thị toàn bộ phiếu đã được lập bao gồm các phiếu chưa gửi duyệt, chưa duyệt, đã duyệt hoặc đã từ chối.
Chờ bạn duyệt: Hiển thị toàn bộ phiếu đang đợi được phê duyệt.
Đang xử lý: Hiển thị toàn bộ phiếu đang trong quá trình phê duyệt bởi các bộ phận có trong quy trình duyệt.
Đã hoàn tất: Hiển thị toàn bộ phiếu đã được phê duyệt sau khi người dùng cuối cùng trong quy trình phê duyệt và kết thúc quy trình.
Lớp thao tác — bộ lọc và tìm kiếm phiếu đề xuất thanh lý
Lọc theo khoảng thời gian: Hiển thị toàn bộ phiếu đề xuất đã lập trong phạm vi khoảng thời gian được nhập.
Lọc theo năm hiện tại: Hiển thị toàn bộ phiếu đề xuất đã được lập trong năm hiện tại.
Tìm kiếm theo số phiếu, nhân viên, nội dung: Nhập nội dung cần tìm để hệ thống hiển thị các đề nghị chứa thông tin liên quan.
Chức năng thao tác nhanh trên danh sách phiếu
Tạo mới đề xuất thanh lý
In đơn đề nghị (PDF, Web Archive, CSV, ...)
Xuất danh sách hiện thị ra Excel
Tải mẫu (template) import dữ liệu
Nhập dữ liệu từ mẫu
Tạo nhanh bản sao (Revise) của đề xuất đã chọn (nhân bản để chỉnh sửa khi phiếu gốc đang trong quy trình phê duyệt)
Trường hợp sử dụng: Người tạo muốn chỉnh sửa phiếu nhưng phiếu đang trong quy trình phê duyệt. Người dùng có thể chọn Revise để nhân bản và chỉnh sửa lại, phiếu cũ giữ làm lưu trữ.
Biểu tượng thao tác phê duyệt (một số ví dụ)
Chạy quy trình phê duyệt từ người lập phiếu
Duyệt đề nghị (nếu được phân quyền)
Hủy duyệt / thay đổi quyết định
Trả lại phiếu về bước trước
Chọn bước trả lại phiếu (khi có lỗi hoặc lý do khác)
Từ chối phê duyệt và kết thúc quy trình
Thay đổi quyết định sau khi xem xét (tiếp tục quy trình)
Hiển thị thông tin chi tiết đề nghị luân chuyển đã lập
Xem chi tiết phiếu
Chỉnh sửa/cập nhật thông tin đề nghị (nếu được phép)
Xóa đề xuất thanh lý đã lập (Lưu ý: nếu đề nghị đã gửi duyệt hoặc là dữ liệu tham chiếu tới phân hệ khác thì không thể xóa)
Nhận xét/bình luận về đề nghị
Xem chứng từ, tài liệu đính kèm
Trạng thái quy trình phê duyệt — hiển thị theo màu
Màu xám: đề nghị chưa được gửi duyệt và chưa áp dụng quy trình nghiệp vụ.
Màu đỏ: đang trong quá trình xử lý phê duyệt (dù một số bước đã được duyệt, phiếu vẫn màu đỏ nếu còn đợi người khác).
Màu xanh: đề nghị đã được người dùng cuối trong quy trình phê duyệt hoàn tất.
Khi bấm vào biểu tượng quy trình/phê duyệt:
Quy trình: hiển thị thông tin tình trạng đơn (Bước duyệt, trạng thái duyệt, tên người thực hiện, ngày giờ thực hiện, ý kiến).
Lịch sử: lưu nhật ký hành động trên đơn (hành động, người thực hiện, thời gian).
Cả hai mục đều hỗ trợ xuất file PDF để theo dõi và đối chiếu.
Thông tin phiếu đề xuất thanh lý (mục hiển thị chi tiết) Hiển thị các thông tin:
Nghiệp vụ: Mã, Số, Ngày, Nội dung.
Người đề nghị: Tên, Đơn vị trực thuộc, Phòng ban, Bộ phận.
Người tạo phiếu.
Chứng từ tham chiếu.
Lưu ý: Cấu hình quy trình phiếu đề xuất thanh lý trước khi tạo mới phiếu.
Hướng dẫn tạo phiếu đề xuất thanh lý
Nhập thông tin phiếu đề xuất thanh lý
THÔNG TIN CHÍNH:
Mã nghiệp vụ:
Mã: RL + số nguyên
Số nghiệp vụ:
Số: năm + tháng + số nguyên (Ví dụ: 23110009)
Ngày nghiệp vụ:
Định dạng: dd/mm/yyyy
Người lập:
Tự động sinh theo người dùng đăng nhập (tên người dùng)
Đơn vị trực thuộc / Phòng ban / Bộ phận:
Chọn tương ứng
Tài sản, thiết bị:
Diễn tả thông tin tài sản/thiết bị cần lập phiếu (có thể cấu hình trong danh mục Tài sản - Thiết bị)
Loại thanh lý:
Nháy đúp chọn loại thanh lý cho tài sản đã chọn (cấu hình trong danh mục Loại thanh lý)
Nhóm thanh lý:
Nháy đúp chọn nhóm thanh lý (cấu hình trong danh mục Nhóm thanh lý)
Nội dung:
Diễn giải mô tả phiếu
Hỗ trợ đính kèm tập tin và đường dẫn:
Tải lên các tập tin cho phép: .xls, .xlsx, .doc, .docx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .rtf, .jpg, .png, .gif, .bmp, .mmap
Đính kèm đường dẫn lưu trữ tài liệu liên quan
Lưu ý: Nếu quy trình ban đầu có chức năng gửi duyệt, phiếu sau khi Lưu phải được bấm Gửi duyệt bởi người có quyền duyệt. Nếu không có chức năng gửi duyệt, phiếu sẽ tự động chạy quy trình đã cấu hình và gửi tới người có quyền duyệt.
Lưu và thực hiện quy trình
Sau khi hoàn thành nhập thông tin, bấm Lưu để lưu phiếu đề xuất thanh lý đã lập.
Người dùng có thể thực hiện các thao tác: Duyệt đề nghị, Trả lại đề nghị, Từ chối đề nghị theo quy trình phê duyệt đã cấu hình.
Tham khảo chi tiết quy trình phê duyệt tại trang hướng dẫn liên quan.
Mục: Thông tin chi tiết và các hành động lịch sử/quy trình
Quy trình hiển thị: bước duyệt, trạng thái, người thực hiện, ngày giờ, ý kiến.
Lịch sử lưu nhật ký hành động: hành động, người thực hiện, thời gian.
Hỗ trợ xuất PDF cho cả Quy trình và Lịch sử.
Chú ý khi xóa/nhân bản:
Không thể xóa nếu phiếu đã gửi duyệt hoặc là dữ liệu tham chiếu cho phân hệ khác.
Nhân bản (Revise) dùng khi phiếu gốc đang trong quy trình mà người tạo cần chỉnh sửa ngay.
(Ảnh minh họa các biểu tượng thao tác và chức năng đã được ghép trong nội dung ở trên.)