Công việc

Mô tả chức năng

• Quản lý công việc của từng cá nhân

• Quản lý giao việc cho người khác

• Lập kế hoạch công việc

• Theo dõi tình trạng xử lý của công việc

• Chức năng chuyển xử lý công việc

• Chức năng phân phối công việc lớn thành nhiều công việc nhỏ và giao cho các cá nhân khác nhau (tạo công việc cha/con)

• Chức năng tạo đề nghị gia hạn công việc và phê duyệt. chỉ người tạo việc mới có quyền duyệt / từ chối đề nghị gia hạn

• Hỗ trợ đính kèm files tạo việc và hoàn tất công việc

• Quản lý mức độ khẩn cấp của công việc

• Quản lý mức độ quan trọng của công việc

• Hỗ trợ chức năng comment trong công việc, chỉ nhưng user liên quan đến công việc mới được thấy comment, nội dung comment thì không được xóa.

• Lập các báo cáo thống kê / phân tích công việc của từng cá nhân / phòng ban / đơn vị

Các bước thực hiện

Bước 1: Chuẩn bị các danh mục liên quan

• Danh mục loại công việc
• Danh mục đơn vị (đơn vị làm việc, liên hệ)

Bước 2: Cập nhật dữ liệu

Tạo công việc mới

STT	Bước thực hiện
1.	Click vào menu Công việc
2.	Click vào mục [Thêm]
3.	Nhập các nội dung công việc
4.	Check vào các user tham gia xử lý công việc
5.	Đính kèm tập tin (nếu có)
6.	Click nút [Lưu] để hoàn tất thêm mới công việc

Màn hình cập nhật công việc

Trường thông tin	Diễn giải
Tiêu đề*	Nhập tiêu đề công việc
Mô tả	Nhập mô tả chi tiết công việc (nếu có) Lưu ý: không được để trống cả tiêu đề và nội dung
Kết quả	Nhập kết quả trong trường hợp công việc đã hoàn tất trước đó
Đơn vị	Chọn đơn vị liên quan đến công việc từ danh mục Mặc định để trống
Liên hệ	Chọn liên hệ từ danh mục đơn vị Mặc định để trống
Loại công việc*	Dùng để phân loại công việc Chọn từ danh mục loại công việc Mặc định để trống
Check khẩn cấp	Check chọn
Check quan trọng	Check chọn
Check gửi mail	Nếu muốn gửi email thì check mục này (khi lưu thì sẽ tự động gửi email cho những người tham gia xử lý) Chương trình mặc định có check mục này
Check Không được chuyển người chủ trì	Check mục này thì công việc được giao không cho phép chuyển việc xử lý chính cho người khác Mặc định không check mục này
Check Hoàn tất	Check hoàn tất nếu khi tạo việc và hoàn tất luôn Mặc định không check mục này
Từ ngày / giờ*	Công việc bắt đầu từ ngày / giờ nào Chương trình mặc định là ngày hệ thống Chọn giờ nếu công việc có giờ thực hiện Mặc định không có giờ
Đến ngày / giờ*	Công việc dự kiến kết thúc vào ngày / giờ nào Chương trình mặc định đến ngày = từ ngày Chọn giờ nếu công việc có giờ thực hiện Mặc định không có giờ
Nhắc việc	Dùng để chọn nhắc việc trước mốc thời gian bắt đầu công việc Mặc định Không nhắc
Định kỳ	Dùng để tạo công việc mang tính chất định kỳ (nếu có) Chọn loại định kỳ: Không lặp lại, hàng tuần, hàng tháng Mặc định Không lặp lại Lưu ý: Không thay đổi 2 trường “Từ ngày/giờ”, “Đến ngày/giờ” trường hợp tạo công việc định kỳ
Đính kèm	Chọn tập tin đính kèm nếu có Thêm đường dẫn đính kèm nếu có
Tab	Chọn người xử lý
Chủ trì	Là người chịu trách nhiệm xử lý chính công việc này. Một công việc chỉ có một người xử lý chính tại một thời điểm Khi tạo việc thì chương trình mặc định check người tạo việc là người xử lý chính
Phối hợp	Là người phối hợp/hỗ trợ với người xử lý chính để thực hiện công việc. Một công việc có thể có nhiều người đồng xử lý Mặc định không check user nào hết
Để biết	Là người được báo cáo công việc. Một công việc có thể có nhiều được để biết Mặc định không check user nào hết

Phân quyền công việc

Chức năng	Người tạo việc	Chủ trì	Phối hợp	Để biết
Tạo việc mới	Tất cả user
Chỉnh sửa công việc	X
Xóa việc	X
Hủy việc	X	X
Hoàn tất	X	X
Hủy hoàn tất công việc	X	X
Chuyển chủ trì	X	X
Lập đề nghị gia hạn		X
Duyệt đề nghị gia hạn	X
Tạo các công việc con liên quan đến công việc chính	X	X	X
Thay đổi thành viên tham gia xử lý công việc	X	X
Comment	X	X	X	X

Hoàn tất công việc

STT	Bước thực hiện
1.	Vào menu Công việc
2.	Click chọn vào công việc mình muốn thao tác
3.	Click vào nút [Hoàn tất]
4.	Chương trình sẽ bật màn hình nhập kết quả xử lý công việc Nhập nội dung kết quả (nếu có) Tải lên tập tin đính kèm (nếu có)
5.	Nhấn nút [OK] để hoàn tất Sau khi hoàn tất công việc, phần mềm tự động thông báo đến người giao việc (người tạo việc) và những người liên quan, gửi email nếu có

Màn hình hoàn tất công việc

Lập đề nghị gia hạn công việc

STT	Bước thực hiện
1.	Vào mục Cập nhật công việc
2.	Click chọn vào công việc mình muốn đề nghị gia hạn
3.	Click vào nút [Đề nghị gia hạn]
4.	Chương trình sẽ bật màn hình Lập đề nghị gia hạn xử lý Nhập ngày gia hạn mới Nhập lý do gia hạn (nếu có)
5.	Nhấn nút [OK] để hoàn tất Sau khi hoàn tất việc Lập đề nghị gia hạn xử lý, phần mềm tự động thông báo đến người giao việc (người tạo việc) có đề nghị gia hạn chờ phê duyệt

Màn hình lập đề nghị gia hạn

Duyệt đề nghị gia hạn

1.	Vào menu Công việc
2.	Vào mục Gia hạn
3.	Chọn công việc đã được lập đề nghị gia hạn
4.	Click vào nút [Duyệt gia hạn] nếu đồng ý Click vào nút [Từ chối gia hạn] nếu không đồng ý
5.	[Lưu] đề hoàn tất

Chuyển chủ trì công việc

STT	Bước thực hiện
1.	Vào menu Công việc
2.	Click chọn vào công việc mình đang chủ trì và muốn chuyển cho người khác chủ trì
3.	Chương trình bật lên màn hình để bạn chọn người chủ trì mới
4.	Nhấn nút [Lưu] để hoàn tất

Màn hình chuyển công việc cho người khác chủ trì

Tạo công việc con

STT	Bước thực hiện
1.	Vào menu Công việc
2.	Click chọn vào công việc mình muốn tạo công việc con
3.	Click vào nút [Tạo việc con]
4.	Chương trình bật lên màn hình tạo việc để bạn nhập nội dung công việc con
5.	Nhấn nút [Lưu] để hoàn tất

Màn hình thao tác tạo việc con liên quan

Bước 3: Thực hiện báo cáo

Màn hình báo cáo tổng hợp công việc theo user

Màn hình báo cáo tổng hợp công việc theo phòng ban + đơn vị

Màn hình thống kê công việc phòng ban

Màn hình báo cáo công việc tháng

Màn hình thống kê công việc hoàn tất

Màn hình thống kê công việc

Màn hình thống kê công việc user khác