Công việc
Mô tả chức năng
Quản lý công việc của từng cá nhân
Quản lý giao việc cho người khác
Lập kế hoạch công việc
Theo dõi tình trạng xử lý của công việc
Chức năng chuyển xử lý công việc
Chức năng phân phối công việc lớn thành nhiều công việc nhỏ và giao cho các cá nhân khác nhau (tạo công việc cha/con)
Chức năng tạo đề nghị gia hạn công việc và phê duyệt. chỉ người tạo việc mới có quyền duyệt / từ chối đề nghị gia hạn
Hỗ trợ đính kèm files tạo việc và hoàn tất công việc
Quản lý mức độ khẩn cấp của công việc
Quản lý mức độ quan trọng của công việc
Hỗ trợ chức năng comment trong công việc, chỉ nhưng user liên quan đến công việc mới được thấy comment, nội dung comment thì không được xóa.
Lập các báo cáo thống kê / phân tích công việc của từng cá nhân / phòng ban / đơn vị
Các bước thực hiện
Bước 1: Chuẩn bị các danh mục liên quan
Danh mục đơn vị (đơn vị làm việc, liên hệ)
Bước 2: Cập nhật dữ liệu
Tạo công việc mới
1.
Click vào menu Công việc
2.
Click vào mục [Thêm]
3.
Nhập các nội dung công việc
4.
Check vào các user tham gia xử lý công việc
5.
Đính kèm tập tin (nếu có)
6.
Click nút [Lưu] để hoàn tất thêm mới công việc
Tiêu đề*
Nhập tiêu đề công việc
Mô tả
Nhập mô tả chi tiết công việc (nếu có)
Lưu ý: không được để trống cả tiêu đề và nội dung
Kết quả
Nhập kết quả trong trường hợp công việc đã hoàn tất trước đó
Đơn vị
Chọn đơn vị liên quan đến công việc từ danh mục
Mặc định để trống
Liên hệ
Chọn liên hệ từ danh mục đơn vị
Mặc định để trống
Loại công việc*
Dùng để phân loại công việc
Chọn từ danh mục loại công việc
Mặc định để trống
Check khẩn cấp
Check chọn
Check quan trọng
Check chọn
Check gửi mail
Nếu muốn gửi email thì check mục này (khi lưu thì sẽ tự động gửi email cho những người tham gia xử lý)
Chương trình mặc định có check mục này
Check Không được chuyển người chủ trì
Check mục này thì công việc được giao không cho phép chuyển việc xử lý chính cho người khác
Mặc định không check mục này
Check Hoàn tất
Check hoàn tất nếu khi tạo việc và hoàn tất luôn
Mặc định không check mục này
Từ ngày / giờ*
Công việc bắt đầu từ ngày / giờ nào
Chương trình mặc định là ngày hệ thống
Chọn giờ nếu công việc có giờ thực hiện
Mặc định không có giờ
Đến ngày / giờ*
Công việc dự kiến kết thúc vào ngày / giờ nào
Chương trình mặc định đến ngày = từ ngày
Chọn giờ nếu công việc có giờ thực hiện
Mặc định không có giờ
Nhắc việc
Dùng để chọn nhắc việc trước mốc thời gian bắt đầu công việc
Mặc định Không nhắc
Định kỳ
Dùng để tạo công việc mang tính chất định kỳ (nếu có)
Chọn loại định kỳ: Không lặp lại, hàng tuần, hàng tháng
Mặc định Không lặp lại
Lưu ý: Không thay đổi 2 trường “Từ ngày/giờ”, “Đến ngày/giờ” trường hợp tạo công việc định kỳ
Đính kèm
Chọn tập tin đính kèm nếu có
Thêm đường dẫn đính kèm nếu có
Tab
Chọn người xử lý
Chủ trì
Là người chịu trách nhiệm xử lý chính công việc này.
Một công việc chỉ có một người xử lý chính tại một thời điểm
Khi tạo việc thì chương trình mặc định check người tạo việc là người xử lý chính
Phối hợp
Là người phối hợp/hỗ trợ với người xử lý chính để thực hiện công việc.
Một công việc có thể có nhiều người đồng xử lý
Mặc định không check user nào hết
Để biết
Là người được báo cáo công việc.
Một công việc có thể có nhiều được để biết
Mặc định không check user nào hết
Phân quyền công việc
Tạo việc mới
Tất cả user
Chỉnh sửa công việc
X
Xóa việc
X
Hủy việc
X
X
Hoàn tất
X
X
Hủy hoàn tất công việc
X
X
Chuyển chủ trì
X
X
Lập đề nghị gia hạn
X
Duyệt đề nghị gia hạn
X
Tạo các công việc con liên quan đến công việc chính
X
X
X
Thay đổi thành viên tham gia xử lý công việc
X
X
Comment
X
X
X
X
Hoàn tất công việc
1.
Vào menu Công việc
2.
Click chọn vào công việc mình muốn thao tác
3.
Click vào nút [Hoàn tất]
4.
Chương trình sẽ bật màn hình nhập kết quả xử lý công việc
Nhập nội dung kết quả (nếu có)
Tải lên tập tin đính kèm (nếu có)
5.
Nhấn nút [OK] để hoàn tất
Sau khi hoàn tất công việc, phần mềm tự động thông báo đến người giao việc (người tạo việc) và những người liên quan, gửi email nếu có
Lập đề nghị gia hạn công việc
1.
Vào mục Cập nhật công việc
2.
Click chọn vào công việc mình muốn đề nghị gia hạn
3.
Click vào nút [Đề nghị gia hạn]
4.
Chương trình sẽ bật màn hình Lập đề nghị gia hạn xử lý
Nhập ngày gia hạn mới
Nhập lý do gia hạn (nếu có)
5.
Nhấn nút [OK] để hoàn tất
Sau khi hoàn tất việc Lập đề nghị gia hạn xử lý, phần mềm tự động thông báo đến người giao việc (người tạo việc) có đề nghị gia hạn chờ phê duyệt
Duyệt đề nghị gia hạn
1.
Vào menu Công việc
2.
Vào mục Gia hạn
3.
Chọn công việc đã được lập đề nghị gia hạn
4.
Click vào nút [Duyệt gia hạn] nếu đồng ý
Click vào nút [Từ chối gia hạn] nếu không đồng ý
5.
[Lưu] đề hoàn tất
Chuyển chủ trì công việc
1.
Vào menu Công việc
2.
Click chọn vào công việc mình đang chủ trì và muốn chuyển cho người khác chủ trì
3.
Chương trình bật lên màn hình để bạn chọn người chủ trì mới
4.
Nhấn nút [Lưu] để hoàn tất
Tạo công việc con
1.
Vào menu Công việc
2.
Click chọn vào công việc mình muốn tạo công việc con
3.
Click vào nút [Tạo việc con]
4.
Chương trình bật lên màn hình tạo việc để bạn nhập nội dung công việc con
5.
Nhấn nút [Lưu] để hoàn tất
Bước 3: Thực hiện báo cáo
Last updated