# Phòng họp

## Mô tả chức năng

* Quản lý việc đăng ký phòng họp
* Thực hiện phê duyệt đăng ký phòng họp
* Thống kê tình hình sử dụng phòng họp
* Cho phép người dùng chỉ định phòng họp lúc đăng ký
* Lúc đăng ký thì chưa gửi email đến cho các thành phần tham gia họp, khi nào đăng ký được duyệt hoàn tất mới email cho các thành phần tham gia biết
* Trong biểu đồ phòng họp thể hiện cả đăng ký đã được phê duyệt và chưa được phê duyệt (thể hiện bằng màu). Mặc định chỉ hiển thị giờ họp (không hiện thị nội dung và thành phần họp) chỉ những user được quyền duyệt và user thuộc thành phần họp mới được thấy tất cả nội dung.
* Đăng ký đã được duyệt rồi thì người đăng ký / người chủ trì cuộc họp vẫn có thể được hủy đăng ký
* Biểu đồ phòng họp view theo ngày, mặc định là ngày hệ thống
* Không cần ràng buộc quản lý số chỗ ngồi tối đa của từng phòng họp, tuy nhiên phần mềm vẫn thể hiện thiết kế/bố trí của từng phòng họp (số lượng ghế set up ) để phòng ban/đơn vị lựa chọn đăng ký phòng họp phù hợp với yêu cầu sử dụng.
* Dời phòng họp, thay đổi thời gian đăng ký họp:
* Đăng ký chưa duyệt: người đăng ký sửa lại phòng và thời gian
* Đăng ký đã được duyệt -> người đăng ký không được sửa
* Hoàn tất đăng ký nếu hoàn tất sử dụng phòng họp sớm hơn thời gian đăng ký
* Tạo thêm đăng ký mới nếu sử dụng phòng họp nhiều hơn thời gian đăng ký để người phê duyệt và bộ phận liên quan phê duyệt
* Người phê duyệt bỏ duyệt trả lại phiếu về trạng thái chưa duyệt để người tạo sửa lại thông tin phiếu đăng ký sau đó thực hiện phê duyệt lại (người đăng ký có thể yêu cầu người duyệt thay đổi bằng chức năng chat trên phần mềm)

## Thiết lập quy trình

Khai báo quy trình phê duyệt đăng ký phòng họp

## Các bước thực hiện

### Bước 1: Chuẩn bị ban đầu

* Danh mục phòng họp
* Danh mục loại đăng ký phòng họp
* Danh mục dịch vụ phòng họp
* Khai báo giờ hoạt động phòng họp

### Bước 2: Cập nhật dữ liệu

#### Đăng ký phòng họp

<table><thead><tr><th width="92.5">Bước</th><th>                                                    Diễn giải</th></tr></thead><tbody><tr><td>1</td><td>Click vào menu Văn phòng số / Phòng họp</td></tr><tr><td>2</td><td>Click vào mục Đăng ký phòng họp</td></tr><tr><td>3</td><td>Click vào mục [THÊM]</td></tr><tr><td>4</td><td>Chương trình bật màn hình đăng ký phòng họp như bên dưới</td></tr><tr><td>5</td><td>Nhập thông tin cần thiết</td></tr><tr><td>6</td><td>Click nút [Lưu] để hoàn tất</td></tr></tbody></table>

<figure><img src="/files/HGlLkw7LbGFfWGRskztz" alt=""><figcaption><p>Màn hình thông tin đăng ký phòng họp</p></figcaption></figure>

<table><thead><tr><th width="180.5">Trường thông tin</th><th>Diễn giải</th></tr></thead><tbody><tr><td>Phòng họp<mark style="color:red;">*</mark></td><td><em>Chọn phòng họp từ danh mục phòng họp</em></td></tr><tr><td>Người đăng ký</td><td><em>Mặc định là user đăng ký, không thay đổi</em></td></tr><tr><td>Đơn vị</td><td><em>Mặc định là đơn vị user đăng ký, không thay đổi</em></td></tr><tr><td>Phòng ban</td><td><em>Mặc định là phòng ban user đăng ký, không thay đổi</em></td></tr><tr><td>Bộ phận</td><td><em>Mặc định là bộ phận user đăng ký, không thay đổi</em></td></tr><tr><td>Tổ nhóm</td><td><em>Mặc định là tổ nhóm user đăng ký, không thay đổi</em></td></tr><tr><td>Chức vụ</td><td><em>Mặc định là chức vụ user đăng ký, không thay đổi</em></td></tr><tr><td>Chức danh</td><td><em>Mặc định là chức danh user đăng ký, không thay đổi</em></td></tr><tr><td>Ngày họp<mark style="color:red;">*</mark></td><td><em>Chọn ngày họp, mặc định là ngày hệ thống, có thể thay đổi</em></td></tr><tr><td>Từ giờ<mark style="color:red;">*</mark></td><td><em>Chọn giờ bắt đầu họp</em></td></tr><tr><td>Đến giờ<mark style="color:red;">*</mark></td><td><em>Chọn giờ kết thúc họp</em></td></tr><tr><td>Số người tham dự</td><td><em>Tự nhập tổng số người tham gia</em></td></tr><tr><td>Số đăng ký</td><td><p><em>Mặc định, tự động tăng không thay đổi</em></p><p><em>YYMM0001</em></p></td></tr><tr><td>Ngày đăng ký</td><td><em>Mặc định ngày hệ thống, không thay đổi</em></td></tr><tr><td>Nội dung</td><td><em>Nội dung buổi họp</em></td></tr><tr><td>Ghi chú</td><td><em>Ghi chú buổi họp</em></td></tr><tr><td>Chuẩn bị nội dung cuộc họp</td><td><em>Chọn thành phần chuẩn bị nội dung cuộc họp</em></td></tr><tr><td>Chuẩn bị tiện ích</td><td><em>Chọn yêu cầu dịch vụ từ danh mục dịch vụ phòng họp</em></td></tr><tr><td>Chủ trì</td><td><em>Một đăng ký chỉ có một người chủ trì</em> </td></tr><tr><td>Tham gia</td><td><p><em>Thành phần cùng tham gia họp</em></p><p><em>Một đăng ký có thể có nhiều người</em></p></td></tr><tr><td>Để biết</td><td><p><em>Báo cáo để biết</em></p><p><em>Một đăng ký có thể có nhiều người để biết</em></p></td></tr><tr><td>Tab</td><td><em>Tập tin đính kèm</em> </td></tr><tr><td> </td><td><em>Chọn tập tin đính kèm (nếu có)</em></td></tr></tbody></table>

#### Duyệt phòng họp

<figure><img src="/files/dq5Z3avOZvsYyZoZPaAw" alt=""><figcaption><p>Màn hình duyệt/ từ chối đăng ký phòng họp</p></figcaption></figure>

<table><thead><tr><th width="113.5">Bước</th><th>                                           Diễn giải</th></tr></thead><tbody><tr><td>1</td><td>Click vào mục Văn phòng số/ Phòng họp</td></tr><tr><td>2</td><td>Click vào mục Chờ duyệt</td></tr><tr><td>3</td><td>Chọn đăng ký phòng họp cần duyệt</td></tr><tr><td>4</td><td>Click vào nút [Duyệt] nếu đồng ý duyệt, click vào nút [Từ chối] nếu không đồng ý duyệt</td></tr><tr><td>5</td><td><p>Phần mềm bật lên màn hình ý kiến duyệt/từ chối</p><p>Có thể thay đổi phòng họp trường hợp chuyển phòng họp khác với đăng ký ban đầu</p></td></tr><tr><td>7</td><td>Bấm nút [Duyệt]/ [Từ chối] để hoàn tất</td></tr></tbody></table>

### Bước 3: Thực hiện báo cáo

<figure><img src="/files/qqKPRf2A58ofZwFwrfCL" alt=""><figcaption><p>Màn hình thống kê phòng họp</p></figcaption></figure>


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://guide.workit.vn/quan-ly-van-phong-so/phong-hop.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.