Phòng họp
Mô tả chức năng
Quản lý việc đăng ký phòng họp
Thực hiện phê duyệt đăng ký phòng họp
Thống kê tình hình sử dụng phòng họp
Cho phép người dùng chỉ định phòng họp lúc đăng ký
Lúc đăng ký thì chưa gửi email đến cho các thành phần tham gia họp, khi nào đăng ký được duyệt hoàn tất mới email cho các thành phần tham gia biết
Trong biểu đồ phòng họp thể hiện cả đăng ký đã được phê duyệt và chưa được phê duyệt (thể hiện bằng màu). Mặc định chỉ hiển thị giờ họp (không hiện thị nội dung và thành phần họp) chỉ những user được quyền duyệt và user thuộc thành phần họp mới được thấy tất cả nội dung.
Đăng ký đã được duyệt rồi thì người đăng ký / người chủ trì cuộc họp vẫn có thể được hủy đăng ký
Biểu đồ phòng họp view theo ngày, mặc định là ngày hệ thống
Không cần ràng buộc quản lý số chỗ ngồi tối đa của từng phòng họp, tuy nhiên phần mềm vẫn thể hiện thiết kế/bố trí của từng phòng họp (số lượng ghế set up ) để phòng ban/đơn vị lựa chọn đăng ký phòng họp phù hợp với yêu cầu sử dụng.
Dời phòng họp, thay đổi thời gian đăng ký họp:
Đăng ký chưa duyệt: người đăng ký sửa lại phòng và thời gian
Đăng ký đã được duyệt -> người đăng ký không được sửa
Hoàn tất đăng ký nếu hoàn tất sử dụng phòng họp sớm hơn thời gian đăng ký
Tạo thêm đăng ký mới nếu sử dụng phòng họp nhiều hơn thời gian đăng ký để người phê duyệt và bộ phận liên quan phê duyệt
Người phê duyệt bỏ duyệt trả lại phiếu về trạng thái chưa duyệt để người tạo sửa lại thông tin phiếu đăng ký sau đó thực hiện phê duyệt lại (người đăng ký có thể yêu cầu người duyệt thay đổi bằng chức năng chat trên phần mềm)
Thiết lập quy trình
Khai báo quy trình phê duyệt đăng ký phòng họp
Các bước thực hiện
Bước 1: Chuẩn bị ban đầu
Danh mục phòng họp
Danh mục loại đăng ký phòng họp
Danh mục dịch vụ phòng họp
Khai báo giờ hoạt động phòng họp
Bước 2: Cập nhật dữ liệu
Đăng ký phòng họp
1
Click vào menu Văn phòng số / Phòng họp
2
Click vào mục Đăng ký phòng họp
3
Click vào mục [THÊM]
4
Chương trình bật màn hình đăng ký phòng họp như bên dưới
5
Nhập thông tin cần thiết
6
Click nút [Lưu] để hoàn tất
Phòng họp*
Chọn phòng họp từ danh mục phòng họp
Người đăng ký
Mặc định là user đăng ký, không thay đổi
Đơn vị
Mặc định là đơn vị user đăng ký, không thay đổi
Phòng ban
Mặc định là phòng ban user đăng ký, không thay đổi
Bộ phận
Mặc định là bộ phận user đăng ký, không thay đổi
Tổ nhóm
Mặc định là tổ nhóm user đăng ký, không thay đổi
Chức vụ
Mặc định là chức vụ user đăng ký, không thay đổi
Chức danh
Mặc định là chức danh user đăng ký, không thay đổi
Ngày họp*
Chọn ngày họp, mặc định là ngày hệ thống, có thể thay đổi
Từ giờ*
Chọn giờ bắt đầu họp
Đến giờ*
Chọn giờ kết thúc họp
Số người tham dự
Tự nhập tổng số người tham gia
Số đăng ký
Mặc định, tự động tăng không thay đổi
YYMM0001
Ngày đăng ký
Mặc định ngày hệ thống, không thay đổi
Nội dung
Nội dung buổi họp
Ghi chú
Ghi chú buổi họp
Chuẩn bị nội dung cuộc họp
Chọn thành phần chuẩn bị nội dung cuộc họp
Chuẩn bị tiện ích
Chọn yêu cầu dịch vụ từ danh mục dịch vụ phòng họp
Chủ trì
Một đăng ký chỉ có một người chủ trì
Tham gia
Thành phần cùng tham gia họp
Một đăng ký có thể có nhiều người
Để biết
Báo cáo để biết
Một đăng ký có thể có nhiều người để biết
Tab
Tập tin đính kèm
Chọn tập tin đính kèm (nếu có)
Duyệt phòng họp
1
Click vào mục Văn phòng số/ Phòng họp
2
Click vào mục Chờ duyệt
3
Chọn đăng ký phòng họp cần duyệt
4
Click vào nút [Duyệt] nếu đồng ý duyệt, click vào nút [Từ chối] nếu không đồng ý duyệt
5
Phần mềm bật lên màn hình ý kiến duyệt/từ chối
Có thể thay đổi phòng họp trường hợp chuyển phòng họp khác với đăng ký ban đầu
7
Bấm nút [Duyệt]/ [Từ chối] để hoàn tất
Bước 3: Thực hiện báo cáo
Last updated