Tài liệu chia sẻ
Mô tả chức năng
Quản lý toàn bộ tài liệu nội bộ của đơn vị (sau đây gọi tắt là tài liệu)
Phân loại tài liệu theo nhiều loại khác nhau
Cây thư mục tài liệu do admin hệ thống tạo
Cây thư mục tài liệu được chia theo đơn vị + phòng ban + tổ nhóm (nếu có) + loại tài liệu (có thể thay đổi tùy theo nhu cầu quản lý của đơn vị)
Ví dụ cây thư mục tài liệu nội bộ:
VĂN PHÒNG TẬP ĐOÀN
Phòng Legal
Giấy đăng ký kinh doanh
Quyết định thành lập
Phòng kế toán
Báo cáo tài chính
Báo cáo cổ đông
Phòng IT
Hướng dẫn software
Hướng dẫn eoffice
Tài liệu 1
Tài liệu 2
Tài liệu 3
…
Phân quyền người được cập nhật tài liệu cho từng thư mục tài liệu nội bộ
Khi cập nhật tài liệu mới, người cập nhật sẽ phân quyền truy cập tài liệu tới từng người dùng trên hệ thống
Khi vào phân hệ tài liệu người dùng thấy cây thư mục tài liệu nội bộ và chỉ thấy tài liệu nào mình được phân quyền truy cập, chỉ được thêm tài liệu vào thư mục mình được phân quyền thêm tàu liệu
Xuất bản tài liệu không cần các bước phê duyệt, khi user xuất bản tài liệu trên phần mềm coi như là active (hiệu lực) tài liệu luôn
Khi xuất bản tài liệu, mặc định có gửi email cho các người dùng liên quan, khi nào không cần gửi email thì user sẽ bỏ check mục gửi email
Người dùng nào tạo tài liệu thì chỉ người đó đó sửa và xóa tài liệu được
Hỗ trợ chức năng trao đổi (comment) trên từng tài liệu, chỉ những user liên quan mới thấy tài liệu đó và được comment
Chức hỗ trợ cấu hình dung lượng tối đa của một file đính kèm (file attach). Sử dụng chung config của hệ thống
Khi xuất bản tài liệu thì ở mục phân quyền truy cập để trống cho người dùng tự check cần phân quyền cho user nào. Có hỗ trợ chức năng check tất cả được xem, tất cả được tải
Hỗ trợ xem tài liệu trực tiếp trên web một số định dạng file phổ biến như: word, excel, power point, txt, pdf, hình… (hỗ trợ chức năng khai báo format files được upload)
Có chức năng search tài liệu chung. Chỉ tìm tài liệu trong phạm vi các tài liệu mà user được phân phối, các tài liệu không được phân phối sẽ không tìm thấy.
Có thời gian hiệu lực tài liệu nội bộ, tài liệu nhập thời hạn sẽ có thêm mục nhập số ngày nhắc đến hạn hết hạn hiệu lực, nhắc cho người tạo và các user khác do người tạo tài liệu định nghĩa.
Có thông báo các tài liệu nội bộ đã hết hạn / sắp hết hạn
Thống kê tài liệu
Các bước thực hiện
Bước 1: Chuẩn bị các danh mục liên quan
Bước 2: Cập nhật dữ liệu
Đơn vị ban hành*
Chọn từ danh mục đơn vị trực thuộc
Mặc định là đơn vị trực thuộc của user cập nhật, có thể thay đổi
Phòng ban ban hành*
Chọn từ danh mục phòng ban
Mặc định là phòng ban của user cập nhật, có thể thay đổi
Loại tài liệu
Chọn từ danh mục loại tài liệu
Nhóm tài liệu
Chọn từ danh mục nhóm tài liệu
Ngày ban hành*
Nhập ngày ban hành
Mặc định lấy ngày hệ thống
Lần ban hành
Nhập số lần ban hành
Mặc định là 1
Ngày hiệu lực
Nhập ngày hiệu lực
Mặc định = ngày ban hành
Ngày hết hạn
Nhập ngày hết hạn
Mặc định để trống
Số ngày nhắc trước khi hết hạn
Chương trình mặc định theo config hay user tự nhập số ngày
Số tài liệu
Nhập số tài liệu (nếu có) hay phần mềm tự đánh số nếu có định nghĩa trước
Ký hiệu
Nhập ký hiệu (nếu có)
Tên tài liệu*
Nhập tên tài liệu
Trích yếu
Nhập nội dung trích yếu của tài liệu (nếu có)
Cơ quan
Chọn đơn vị / tổ chức liên quan đến tài liệu
Có thể là khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan ban ngành…
Chọn từ danh mục đơn vị
Mặc định để trống
Người dự thảo
Tự cập nhật
Mặc định để trống
Người kiểm tra
Tự cập nhật
Mặc định để trống
Người duyệt / ký
Tự cập nhật
Mặc định để trống
Số trang
Nhập số trang/tờ
Mặc định để trống
Ghi chú
Nhập ghi chú (nếu có)
Thư mục tài liệu*
Chọn thư mục lưu tài liệu
Check Tất cả được xem
Chọn vào mục này thì tất cả các người dùng có thể xem được tài liệu này
Chỉ được xem, không được tải
Mặc định không check
Check Tất cả được tải về
Chọn vào mục này thì tất cả các người dùng có thể tải được tài liệu này
Mặc định không check
Check gửi email
Chọn vào mục này để gửi email cho các người dùng được phân phối
Mặc định phần mềm check mục này
Tập tin đính kèm
Nhấn nút [Chọn] để đính kèm tập tin
Quyền truy cập
Check Xem
Chọn user được xem tài liệu
Khi check mục này thì chỉ được xem, không được tải tài liệu
Check Tải
Chọn user được tải tài liệu
Khi check mục này thì được xem và tải tài liệu
Mặc định check user cập nhật được quyền tải
Check Chia sẻ
Chọn user được chia sẻ tài liệu
Khi check mục này thì được xem và tải tài liệu
Mặc định check user cập nhật được quyền chia sẻ
Bước 3: Thực hiện báo cáo
Last updated