Văn phòng phẩm

Mô tả chức năng

• Đăng ký và duyệt sử dụng văn phòng phẩm, thiết bị

• Định nghĩa quy trình phê duyệt đăng ký VPP theo từng đơn vị

• Theo dõi tiến độ cấp phát sử dụng

• Quản lý danh mục VPP

• Thống kê các VPP cần mua – tổng hợp từ các đề xuất mua VPP đã duyệt, có thể xuất ra file excel (dùng để đặt mua)

Thiết lập quy trình

Khai báo quy trình phê duyệt đăng ký Văn phòng phẩm

Các bước thực hiện

Bước 1: Chuẩn bị ban đầu

• Danh mục VPP

Bước 2: Cập nhật dữ liệu

Lập đề nghị VPP

Màn hình đăng ký VPP

Bước	Diễn giải
1.	Click vào mục Văn phòng số / Văn phòng phẩm
2.	Click vào mục [Lập đề nghị VPP]
3.	Click nút [Thêm]
4.	Nhập các nội dung liên quan
5.	Đính kèm tập tin / link (nếu có)
6.	Click nút [Lưu] để hoàn tất

Màn hình nhập thông tin VPP

Trường thông tin	Diễn giải
Mã ctừ*	Mã phiếu đề nghị, cố định là VP1 Chương trình mặc định, không thay đổi
Số ctừ*	Số phiếu đề nghị Cách đánh số chứng từ mặc định của phần mềm. Bao gồm 8 số: YYMM9999. Trong đó YY=Năm, MM=tháng, 9999=4 số thứ tự của chứng từ trong tháng, bắt đầu bằng 0001. Ví dụ 18040001 là số chứng từ thứ 1 của tháng 4 năm 2018
Ngày ctừ*	Ngày đề nghị Mặc định = ngày hệ thống. có thể thay đổi (nhưng phải trong tháng hiện tại) Ngày đề nghị phải thuộc tháng làm việc hiện tại
Người đề nghị*	Chọn người đề nghị tự danh mục nhân viên Mặc định lấy user đăng ký
Phòng ban*	Chọn phòng ban để nghị từ danh mục phòng ban Mặc định lấy phòng ban của user
Đơn vị trực thuộc*	Chọn đơn vị trực thuộc từ danh mục phòng ban Mặc định lấy đơn vị trực thuộc của user
Nội dung	Nhập nội dung của phiếu đăng ký
Tab	Chi tiết mặt hàng
	Nhấn nút [+] để thêm dòng, một phiếu có thể nhiều dòng
Mã hàng, tên hàng, đvt*	Chọn từ danh mục văn phòng phẩm
Số lượng đề nghị*	Nhập số lượng
Diễn giải	Nhập diễn giải (nếu có)
Tab	Tập tin đính kèm
	Chọn tập tin đính kèm (nếu có)

Duyệt đề nghị VPP

Bước	Diễn giải
1	Click vào mục [Đề nghị VPP chờ duyệt]
2	[1]: Click chọn dòng cần duyệt [2]: click nút [Duyệt] để tiến hành duyệt. chương trình sẽ bật màn hình [3] click nút [Từ chối] nếu không đồng ý

Màn hình duyệt/ từ chối VPP

Bước 3: Thực hiện báo cáo

Màn hình thống kê đề nghị VPP