Tờ trình/ Đề xuất (Ticket)

Mô tả chức năng

• Quản lý các ticket của các phòng ban được thiết lập sẵn để dùng trong trường hợp các phòng ban khác muốn phòng ban mình hỗ trợ hoặc ngược lại

• Ticket là dạng request / respond. Bao gồm: thời gian mong muốn, thời gian có thể đáp ứng

• Mỗi đơn vị + phòng ban tự định nghĩa nhiều loại ticket và thiết lập quy trình thực hiện của từng ticket

• Người dùng muốn nhờ phòng ban nào hỗ trợ thì lập ticket cho phòng ban nhận ticket + loại nghiệp vụ của phòng ban nhận ticket.

• Ticket có thể được lập liên phòng ban và liên đơn vị.

• Có thông báo người đang nhận thực hiện yêu cầu (ví dụ một yêu cầu nhiều người cùng nhận được, trong đó một người sẽ chịu trách nhiệm thực hiện việc đó thì những người nhận được yêu cầu biết được ai đang thực hiện) à phụ thuộc vào quy trình xử lý ticket do phòng tự định nghĩa

• Phân loại thực hiện

• Chờ bạn duyệt

• Đang xử lý

• Đã hoàn tất

• Đã từ chối / Đã hủy

• Chỉ người lập ticket mới được sửa/xóa ticket. Nhưng nếu đã có một bước trong quy trình đã thực hiện thì người lập ticket không được sửa/xóa

• Nếu một bước thuộc quy trình bị từ chối (reject) thì sẽ từ chối nguyên quy trình (nguyên ticket). Có lưu lý do từ chối, hủy.

• Trường hợp người thực hiện ticket đã hoàn tất nhưng người tạo ticket chưa đồng ý với việc hoàn tất thì người tạo ticket có quyền bỏ tình trạng hoàn tất

Thiết lập quy trình

Khai báo quy trình cho từng Ticket trong danh mục

Các bước thực hiện

Bước 1: Chuẩn bị ban đầu

• Danh mục Ticket

• Danh mục mức độ quan trọng

• Danh mục mức độ khẩn cấp

Bước 2: Cập nhật dữ liệu

Tạo ticket mới

Bước	Diễn giải
1	Chọn Ticket bạn muốn thêm từ Danh mục Ticket đã tạo
2	Click vào [Thêm] để tạo ticket
3	Nhập các nội dung liên quan
4	Đính kèm tập tin / link (nếu có)
5	Click nút Lưu để hoàn tất

Màn hình thêm mới ticket

Trường thông tin	Diễn giải
Thông tin đăng ký
Người đăng ký	Mặc định là user tạo, không thay đổi
Đơn vị	Mặc định là đơn vị của user tạo, không thay đổi
Phòng ban	Mặc định là phòng ban của user tạo, không thay đổi
Bộ phận	Mặc định là bộ phận của user tạo, không thay đổi
Tổ nhóm	Mặc định là tổ nhóm của user tạo, không thay đổi
Chức vụ	Mặc định là chức vụ của user tạo, không thay đổi
Chức danh	Mặc định là chức danh của user tạo, không thay đổi
Số đăng ký	Hệ thống tự động đánh số
Ngày đăng ký	Mặc định lấy ngày tạo
Thông tin phiếu
Tên ticket	Lấy theo ticket đã chọn từ danh mục loại ticket
Đơn vị thực hiện	Đơn vị nhận thực hiện ticket, được thiết lập sẵn từ danh mục
Phòng ban thực hiện	Đơn vị nhận thực hiện ticket, được thiết lập sẵn từ danh mục
Từ ngày/giờ***	Tự nhập Chương trình tự mặc định là ngày hệ thống hiện tại
Ngày/giờ dự kiến HT***	Tự nhập Chương trình tự mặc định là ngày hệ thống hiện tại
Khẩn cấp	Chọn từ danh mục mức độ khẩn cấp Ví dụ: bình thường, khẩn cấp, rất khẩn cấp
Quan trọng	họn từ danh mục mức độ quan trọng Ví dụ: bình thường, quan trọng, rất quan trọng.
Tiêu đề ***	Tự cập nhật
Mô tả	Tự cập nhật
Tab	Tập tin đính kèm
	Chọn tập tin đính kèm

Duyệt / Từ chối Ticket

Bước	Diễn giải
1.	Đường dẫn: Văn phòng số / Ticket
2.	Nhấn vào mục [Chờ bạn duyệt]
3.	Chọn ticket cần duyệt /từ chối
4.	Click vào nút [Duyệt] nếu đồng ý duyệt, Click vào nút [Từ chối] nếu không đồng ý
5.	Phần mềm bật lên màn hình ý kiến duyệt/từ chối Nếu bước duyệt ticket được cấu hình các chức năng: Trả lại / Bỏ qua / Ký số. Thì khi đến bước thực hiện hệ thống sẽ xuất hiện các nút chức năng này để thực hiện.
6.	Bấm nút [Duyệt]/ [Từ chối] để hoàn tất

Bước 3: Thực hiện báo cáo

Màn hình thống kê ticket