Văn bản đến
Mô tả chức năng
Quản lý các văn bản đến của các cơ quan gửi đến đơn vị được cấp số và ghi nhận vào sổ văn bản đến (không bao gồm các văn bản đến của các khách hàng/đối tác/cơ quan bên ngoài gửi trực tiếp theo yêu cầu đặc thù công việc cho các phòng ban / đơn vị trong công ty và không được ghi nhận trong sồ văn bản đến)
Phân phối xử lý văn bản
Theo dõi tình hình xử lý văn bản
Chức năng gửi email cho các người dùng liên quan khi có văn bản mới
Hỗ trợ chức năng trao đổi (comment) ở văn bản, chỉ những người dùng liên quan đến văn bản mới được comment
Chức hỗ trợ cấu hình dung lượng tối đa của một file đính kèm (file attach). Sử dụng chung config của hệ thống
Thống kê văn bản đến
Cách đánh số văn bản đến: stt-Năm-loại văn bản/mã đơn vị. Ví dụ: 0001-2019-THUMOI/VP (đơn vị có thể tự cấu hình cách đánh số cho sổ văn bản đi)
Cập nhật dữ liệu
Bước 1: Chuẩn bị các danh mục liên quan
Bước 2: Cập nhật dữ liệu
1. Chuyển phân phối xử lý văn bản
Đơn vị nhận*
Đơn vị ban hành văn bản
Chọn từ danh mục đơn vị trực thuộc
Sổ văn bản*
Chọn từ danh mục Sổ văn bản đến
Mặc định để trống
Loại văn bản
Chọn từ danh mục Loại văn bản đến
Mặc định để trống
Ngày nhận*
Ngày nhận văn bản đến
Mặc định = ngày hệ thống, có thể thay đổi
Số đến*
Người dùng tự cập nhật hay phần mềm Tự động đánh số theo định nghĩa
Ví dụ
Số văn bản đến = 4 stt.năm/sổ văn bản đến/đơn vị trực thuộc
0001.2018/VBD/VPCT
Ngày văn bản*
Ngày được ghi trên văn bản
Mặc định để trống
Ký hiệu văn bản
Tự cập nhật số+ký hiệu văn bản đến của cơ quan gửi
Trích yếu
Nhập nội dung trích yếu của văn bản
Chọn cơ quan gửi
Thông tin cơ quan gửi văn bản
Chọn từ danh mục đơn vị hay tự cập nhật
Nhập cơ quan gửi
Thông tin cơ quan gửi văn bản
Chọn từ danh mục đơn vị hay tự cập nhật
Người ký
Tự cập nhật
Mặc định để trống
Lĩnh vực văn bản
Chọn từ danh mục Lĩnh vực văn bản
Mặc định để trống
Phương thức gửi
Chọn từ danh mục Phương thức nhận
Mặc định để trống
Độ mật
Chọn từ danh mục Độ mật
Mặc định để trống
Độ khẩn
Chọn từ danh mục Độ khẩn
Mặc định để trống
Số tờ
Nhập số tờ
Mặc định để trống
Số bản
Nhập số bản
Mặc định để trống
VB đi liên quan
Chọn văn bản đi liên quan đến văn bản đến này (nếu có)
Check Gửi email
Chọn mục này để gửi email thông báo có văn bản đến cho người liên quan.
Mặc định mục này được check
Tập tin đính kèm
Nhấn vào nút Chọn để đính kèm tập tin
Danh sách người phân phối
Chọn user được phân phối văn bản
Mặc định không check
2. Phân phối xử lý văn bản
Khi có văn bản đến thì những người được check chọn phân phối văn bản sẽ nhận được email thông báo có văn bản đến
Click chọn dòng văn bản nào cần phân phối và click nút [Phân phối xử lý văn bản]
Chương trình bật màn hình phân phối văn bản
[1]: Chọn thời hạn (deadline) xử lý văn bản
[2]: Nhập ý kiến chỉ đạo nếu cần
[3]: Click chọn các user nào tham gia xử lý văn bản này (chỉ 1 người chủ trì)
[4]: Nhấn nút [Lưu] để hoàn tất.
Sau khi lưu chương trình sẽ tạo ra một công việc liên quan đến xử lý văn bản cho các người dùng liên quan biết
Bước 3: Thực hiện báo cáo
Last updated