Văn bản đến

Mô tả chức năng

• Quản lý các văn bản đến của các cơ quan gửi đến đơn vị được cấp số và ghi nhận vào sổ văn bản đến (không bao gồm các văn bản đến của các khách hàng/đối tác/cơ quan bên ngoài gửi trực tiếp theo yêu cầu đặc thù công việc cho các phòng ban / đơn vị trong công ty và không được ghi nhận trong sồ văn bản đến)

• Phân phối xử lý văn bản

• Theo dõi tình hình xử lý văn bản

• Chức năng gửi email cho các người dùng liên quan khi có văn bản mới

• Hỗ trợ chức năng trao đổi (comment) ở văn bản, chỉ những người dùng liên quan đến văn bản mới được comment

• Chức hỗ trợ cấu hình dung lượng tối đa của một file đính kèm (file attach). Sử dụng chung config của hệ thống

• Thống kê văn bản đến

• Cách đánh số văn bản đến: stt-Năm-loại văn bản/mã đơn vị. Ví dụ: 0001-2019-THUMOI/VP (đơn vị có thể tự cấu hình cách đánh số cho sổ văn bản đi)

Cập nhật dữ liệu

Bước 1: Chuẩn bị các danh mục liên quan

• Danh mục cơ quan/ đối tác

• Danh mục sổ văn bản đến

• Danh mục loại văn bản đến

• Danh mục lĩnh vực văn bản đến

Bước 2: Cập nhật dữ liệu

1. Chuyển phân phối xử lý văn bản

Màn hình thao tác cập nhật văn bản đến

Màn hình cập nhật chuyển phân phối xử lý văn bản

Trường thông tin	Diễn giải
Đơn vị nhận*	Đơn vị ban hành văn bản Chọn từ danh mục đơn vị trực thuộc
Sổ văn bản*	Chọn từ danh mục Sổ văn bản đến Mặc định để trống
Loại văn bản	Chọn từ danh mục Loại văn bản đến Mặc định để trống
Ngày nhận*	Ngày nhận văn bản đến Mặc định = ngày hệ thống, có thể thay đổi
Số đến*	Người dùng tự cập nhật hay phần mềm Tự động đánh số theo định nghĩa Ví dụ Số văn bản đến = 4 stt.năm/sổ văn bản đến/đơn vị trực thuộc 0001.2018/VBD/VPCT
Ngày văn bản*	Ngày được ghi trên văn bản Mặc định để trống
Ký hiệu văn bản	Tự cập nhật số+ký hiệu văn bản đến của cơ quan gửi
Trích yếu	Nhập nội dung trích yếu của văn bản
Chọn cơ quan gửi	Thông tin cơ quan gửi văn bản Chọn từ danh mục đơn vị hay tự cập nhật
Nhập cơ quan gửi	Thông tin cơ quan gửi văn bản Chọn từ danh mục đơn vị hay tự cập nhật
Người ký	Tự cập nhật Mặc định để trống
Lĩnh vực văn bản	Chọn từ danh mục Lĩnh vực văn bản Mặc định để trống
Phương thức gửi	Chọn từ danh mục Phương thức nhận Mặc định để trống
Độ mật	Chọn từ danh mục Độ mật Mặc định để trống
Độ khẩn	Chọn từ danh mục Độ khẩn Mặc định để trống
Số tờ	Nhập số tờ Mặc định để trống
Số bản	Nhập số bản Mặc định để trống
VB đi liên quan	Chọn văn bản đi liên quan đến văn bản đến này (nếu có)
Check Gửi email	Chọn mục này để gửi email thông báo có văn bản đến cho người liên quan. Mặc định mục này được check
	Tập tin đính kèm
	Nhấn vào nút Chọn để đính kèm tập tin
	Danh sách người phân phối
	Chọn user được phân phối văn bản Mặc định không check

2. Phân phối xử lý văn bản

Màn hình thao tác phân phối xử lý văn bản

Khi có văn bản đến thì những người được check chọn phân phối văn bản sẽ nhận được email thông báo có văn bản đến

Click chọn dòng văn bản nào cần phân phối và click nút [Phân phối xử lý văn bản]

Chương trình bật màn hình phân phối văn bản

Màn hình phân phối xử lý văn bản

[1]: Chọn thời hạn (deadline) xử lý văn bản

[2]: Nhập ý kiến chỉ đạo nếu cần

[3]: Click chọn các user nào tham gia xử lý văn bản này (chỉ 1 người chủ trì)

[4]: Nhấn nút [Lưu] để hoàn tất.

Sau khi lưu chương trình sẽ tạo ra một công việc liên quan đến xử lý văn bản cho các người dùng liên quan biết

Bước 3: Thực hiện báo cáo

Màn hình thống kê văn bản đến

Màn hình in báo cáo sổ văn bản đến