Văn bản đi

Mô tả chức năng

• Quản lý các văn bản đi mà đơn vị có cấp số và ghi nhận vào sổ văn bản

• Khai báo các sổ văn bản đi

• Phân quyền truy cập văn bản

• Tự động gửi email cho các người dùng liên quan khi có văn bản mới

• Hỗ trợ chức năng trao đổi (comment) ở văn bản, chỉ những người dùng liên quan đến văn bản mới được comment

• Hỗ trợ cấu hình dung lượng tối đa của một file đính kèm (file attach). Sử dụng chung config trong tham số hệ thống

• Thống kê văn bản đi theo nhiều hình thức khác nhau

• Cách đánh số văn bản đi:

• 4 Stt-Năm/mã đơn vị-mã phòng ban.

• Ví dụ: 0001-2018/GMD-ADM

• Sang năm sau bắt đầu lại từ 0001

• Trường hợp muốn lùi số văn bản mà số đã có thì người nhập văn bản thêm A,B,C. ví dụ số 0006 đã có rồi mà muốn chèn vào thì thêm mới thành 0006A

• Văn bản đi do Hành chính của đơn vị cập nhật hoặc các phòng ban tự cập nhật

Các bước thực hiện

Bước 1: Chuẩn bị các danh mục liên quan

• Danh mục Cơ quan nhận
• Danh mục Sổ văn bản đi
• Danh mục Loại văn bản đi
• Danh mục Lĩnh vực văn bản đi
• Danh mục Phương thức gửi

Bước 2: Cập nhật dữ liệu

Màn hình cập nhật văn bản đi

Màn hình cập nhật thông tin văn bản đi

Trường thông tin	Diễn giải
Đơn vị ban hành*	Chọn từ danh mục đơn vị trực thuộc
Phòng ban ban hành*	Chọn từ danh mục phòng ban
Bộ phận ban hành	Chọn từ danh mục bộ phận
Tổ ban hành	Chọn từ danh mục tổ
Loại văn bản*	Chọn từ danh mục loại văn bản Mặc định để trống
Lĩnh vực văn bản	Chọn mục tương ứng theo danh mục đã khai báo Mặc định để trống
Sổ văn bản*	Chọn từ danh mục sổ văn bản
Số văn bản đi*	Tự động đánh số theo định nghĩa Cách đánh số văn bản đi được thiết kế theo quy định chung
Ngày văn bản*	Ngày của văn bản đi Mặc định = ngày hệ thống, có thể thay đổi
Ngày gửi*	Ngày gửi văn bản đi Mặc định = ngày hệ thống, có thể thay đổi
Trích yếu	Nhập nội dung trích yếu của văn bản
Ghi chú	Nhập nội dung ghi chú của văn bản
Cơ quan nhận	Thông tin cơ quan nhận văn bản Chọn từ danh mục đơn vị hay tự cập nhật Mặc định để trống
Tên cơ quan nhận	Tên cơ quan nhận
Người dự thảo	Người dự thảo văn bản
Người ký	Người ký văn bản Mặc định để trống
Phương thức gửi	Chọn từ danh mục phương thức gửi Mặc định để trống
Độ mật	Chọn từ danh mục độ mật Mặc định để trống
Độ khẩn	Chọn từ danh mục độ khẩn Mặc định để trống
Số tờ	Nhập số tờ Mặc định để trống Ví dụ 5 = 5 tờ/trang
Số bản	Nhập số bản Mặc định để trống Ví dụ 2 = 2 bản
VB đến liên quan	Chọn văn bản đến có liên quan đến văn bản đi này (nếu có)
Check Theo dõi phản hồi	Check chọn vào mục này trong trường hợp văn bản gửi đi cần phải theo dõi phản hồi của đơn vị nhận Mặc định không check
Ngày dự kiến	Cập nhật ngày nhận phản hồi của văn bản gửi đi
Check tất cả được xem	Chọn vào mục này thì tất cả các người dùng có thể xem được văn bản này Chỉ được xem, không được tải Mặc định không check
Check tất cả được tải	Chọn vào mục này thì tất cả các người dùng có thể tải được văn bản này Mặc định không check
Check Gửi email	Chọn mục này để gửi email cho các user liên quan Mặc định chương trình check chọn mục này Mặc định có check
Tập tin đính kèm	Chọn để đính kèm tập tin
Quyền truy cập
Check Xem	Chọn user được xem văn bản Mặc định không check
Check Tải	Chọn user được tải văn bản Mặc định check user cập nhật được quyền tải
Check Chia sẻ	Chọn user được chia sẻ văn bản Mặc định không check

Bước 3: Thực hiện báo cáo

Màn hình thống kê văn bản đi

Màn hình in sổ văn bản đi