Văn bản đi
Mô tả chức năng
Quản lý các văn bản đi mà đơn vị có cấp số và ghi nhận vào sổ văn bản
Khai báo các sổ văn bản đi
Phân quyền truy cập văn bản
Tự động gửi email cho các người dùng liên quan khi có văn bản mới
Hỗ trợ chức năng trao đổi (comment) ở văn bản, chỉ những người dùng liên quan đến văn bản mới được comment
Hỗ trợ cấu hình dung lượng tối đa của một file đính kèm (file attach). Sử dụng chung config trong tham số hệ thống
Thống kê văn bản đi theo nhiều hình thức khác nhau
Cách đánh số văn bản đi:
4 Stt-Năm/mã đơn vị-mã phòng ban.
Ví dụ: 0001-2018/GMD-ADM
Sang năm sau bắt đầu lại từ 0001
Trường hợp muốn lùi số văn bản mà số đã có thì người nhập văn bản thêm A,B,C. ví dụ số 0006 đã có rồi mà muốn chèn vào thì thêm mới thành 0006A
Văn bản đi do Hành chính của đơn vị cập nhật hoặc các phòng ban tự cập nhật
Các bước thực hiện
Bước 1: Chuẩn bị các danh mục liên quan
Bước 2: Cập nhật dữ liệu
Đơn vị ban hành*
Chọn từ danh mục đơn vị trực thuộc
Phòng ban ban hành*
Chọn từ danh mục phòng ban
Bộ phận ban hành
Chọn từ danh mục bộ phận
Tổ ban hành
Chọn từ danh mục tổ
Loại văn bản*
Chọn từ danh mục loại văn bản
Mặc định để trống
Lĩnh vực văn bản
Chọn mục tương ứng theo danh mục đã khai báo
Mặc định để trống
Sổ văn bản*
Chọn từ danh mục sổ văn bản
Số văn bản đi*
Tự động đánh số theo định nghĩa
Cách đánh số văn bản đi được thiết kế theo quy định chung
Ngày văn bản*
Ngày của văn bản đi
Mặc định = ngày hệ thống, có thể thay đổi
Ngày gửi*
Ngày gửi văn bản đi
Mặc định = ngày hệ thống, có thể thay đổi
Trích yếu
Nhập nội dung trích yếu của văn bản
Ghi chú
Nhập nội dung ghi chú của văn bản
Cơ quan nhận
Thông tin cơ quan nhận văn bản
Chọn từ danh mục đơn vị hay tự cập nhật
Mặc định để trống
Tên cơ quan nhận
Tên cơ quan nhận
Người dự thảo
Người dự thảo văn bản
Người ký
Người ký văn bản
Mặc định để trống
Phương thức gửi
Chọn từ danh mục phương thức gửi
Mặc định để trống
Độ mật
Chọn từ danh mục độ mật
Mặc định để trống
Độ khẩn
Chọn từ danh mục độ khẩn
Mặc định để trống
Số tờ
Nhập số tờ
Mặc định để trống
Ví dụ
5 = 5 tờ/trang
Số bản
Nhập số bản
Mặc định để trống
Ví dụ
2 = 2 bản
VB đến liên quan
Chọn văn bản đến có liên quan đến văn bản đi này (nếu có)
Check Theo dõi phản hồi
Check chọn vào mục này trong trường hợp văn bản gửi đi cần phải theo dõi phản hồi của đơn vị nhận
Mặc định không check
Ngày dự kiến
Cập nhật ngày nhận phản hồi của văn bản gửi đi
Check tất cả được xem
Chọn vào mục này thì tất cả các người dùng có thể xem được văn bản này
Chỉ được xem, không được tải
Mặc định không check
Check tất cả được tải
Chọn vào mục này thì tất cả các người dùng có thể tải được văn bản này
Mặc định không check
Check Gửi email
Chọn mục này để gửi email cho các user liên quan
Mặc định chương trình check chọn mục này
Mặc định có check
Tập tin đính kèm
Chọn để đính kèm tập tin
Quyền truy cập
Check Xem
Chọn user được xem văn bản
Mặc định không check
Check Tải
Chọn user được tải văn bản
Mặc định check user cập nhật được quyền tải
Check Chia sẻ
Chọn user được chia sẻ văn bản
Mặc định không check
Bước 3: Thực hiện báo cáo
Last updated