Định nghĩa quy trình phê duyệt

Chuẩn bị ban đầu

• Các danh mục dùng chung trên hệ thống và danh mục riêng của phân hệ cần phải được thống nhất và khai báo trước vào hệ thống để làm dữ liệu khai báo quy trình

• Danh mục liên quan cơ cấu tổ chức là quan trọng nhất. Đơn vị phải chuẩn hóa và đưa vào hệ thống vì quy trình sẽ sử dụng chủ yếu thông tin này để xác định người phê duyệt các đăng ký (Đơn vị / Phòng ban / Bộ phận / Tổ nhóm / Chức vụ / Chức danh)

Ví dụ bước duyệt “Trưởng phòng trực tiếp duyệt” hệ thống sẽ khai báo tìm kiếm chức vụ “trưởng phòng” và “check theo phòng ban”, theo đó hệ thống tìm kiếm trong phòng ban của người tạo và chức vụ trưởng phòng, nếu trường hợp không tìm được chức vụ đó trong phòng ban thì đăng ký của ngươi dùng sẽ không có ai phê duyệt

• Danh mục riêng của phân hệ cũng phải khai báo trước để user có thông tin để chọn khi thực hiện đăng ký (danh mục phòng họp, danh mục xe, danh mục loại nghỉ phép, danh mục Ticket, …)

Giao diện

Màn hình khai báo quy trình ticket

Diễn giải các trường thông tin

Màn hình khai báo quy trình sẽ gồm 3 lưới thông tin:

• Lưới 1 thể hiện danh sách các quy trình

• Lưới 2 đi theo từng dữ liệu lưới 1, thể hiện các bước của từng quy trình

• Lưới 3 đi theo từng dữ liệu lưới 1 + lưới 2, thể hiện người thực hiện từng bước trong quy trình

Lưới	Diễn giải
Danh sách các quy trình	Dùng khai báo các quy trình khác nhau trong phân hệ Một phân hệ có thể có nhiều quy trình Lưu ý: Hệ thống đối chiếu thông tin lưới 1 với người tạo đăng ký và thông tin đăng ký để biết sẽ áp dụng quy trình nào cho từng đăng ký của người dùng
Các bước thực hiện	Cấu hình số bước thực hiện trong từng quy trình Cấu hình chức năng của từng bước thực hiện Mỗi bước thực hiện có chức năng khác nhau
Khai báo phê duyệt	Cấu hình người thực hiện từng bước trong quy trình

Lưới 1 trang khai báo

Mục đích

• Quản lý toàn bộ quy trình của phân hệ

• Khai báo thông tin quy trình áp dụng cho: đối tượng người dùng nào + thông tin đăng ký nào

Ví dụ:

Nếu có 1 Quy trình “Yêu cầu cấp lại mật khẩu email” áp dụng cho toàn hệ thống thì lưới 1 trang khai báo chỉ cầu khai báo 1 dòng

Nếu Quy trình “Yêu cầu cấp lại mật khẩu email” có các quy trình áp dụng riêng theo đơn vị hoặc chức vụ thì khai báo nhiều dòng

Khai báo 1:

· 1 dòng quy trình: “Yêu cầu cấp lại mật khẩu email” + chức vụ “Trưởng phòng”

· 1 dòng quy trình: “Yêu cầu cấp lại mật khẩu email” + không khai báo gì thêm

Hoạt động 1:

· Nếu các người dùng có chức vụ là “Trưởng phòng” đăng ký “Yêu cầu cấp lại mật khẩu email” thì hệ thống sẽ sử dụng các bước phê duyệt của dòng khai báo phía trên

· Nếu người dùng có chức vụ bất kỳ khác với “Trưởng phòng” đăng ký thì hệ thống sẽ sử dụng quy trình của dòng khai báo phía dưới

Khai báo 2:

· 1 dòng quy trình: “Yêu cầu cấp lại mật khẩu email” + phòng “CNTT”

· 1 dòng quy trình: “Yêu cầu cấp lại mật khẩu email” + không khai báo gì thêm

Hoạt động 2:

· Nếu các người dùng thuộc phòng “CNTT” đăng ký “Yêu cầu cấp lại mật khẩu email” thì hệ thống sẽ sử dụng các bước phê duyệt của dòng khai báo phía trên

· Nếu người dùng thuộc các phòng ban bất kỳ khác với “CNTT” đăng ký thì hệ thống sẽ sử dụng quy trình của dòng khai báo phía dưới

Diễn giải các trường thông tin

Trường thông tin	Diễn giải
Ticket	Tên ticket, chọn từ “Danh mục Ticket” đã khai báo trước Ticket có nhiều quy trình áp dụng thì khai báo nhiều dòng, mỗi dòng có các thông tin cụ thể đối tượng áp dụng
Đơn vị	Tự chọn từ “Danh mục đơn vị” đã khai báo trước Để trống nếu áp dụng cho toàn đơn vị trên hệ thống
Phòng ban	Tự chọn từ “Danh mục phòng ban” đã khai báo trước Để trống nếu áp dụng cho toàn phòng ban trên hệ thống
Bộ phận	Tự chọn từ “Danh mục bộ phận” đã khai báo trước Để trống nếu áp dụng cho toàn bộ phận trên hệ thống
Tổ	Tự chọn từ “Danh mục tổ” đã khai báo trước Để trống nếu áp dụng cho toàn tổ trên hệ thống
Đã có quy trình	Hệ thống tự check nếu đã có khai báo các bước thực hiện

Lưới 2 trang khai báo

Mục đích

• Khai báo các bước thực hiện của từng quy trình

• Cấu hình chức năng khi thực hiện của từng bước

Diễn giải các trường thông tin

Lưới thông tin	Diễn giải
Bước	Số thứ tự bước Các bước sẽ thực hiện tuần tự từ nhỏ tới lớn, bước này thực hiện xong thì bước sau mới nhận thông tin và thực hiện
Bước con	Khai báo khi sử dụng bước con Các bước con sẽ thực hiện song song với nhau, khi bước trước thực hiện xong, hệ thống tự động động gửi đến các bước con thực hiện đồng thời, bước con từ chối thì quy trình vẫn đi tiếp Cách khai báo: dòng bước cha, các dòng bước con ( bước 3, bước 3 – 1, bước 3 – 2,… )
Mô tả	Nhập mô tả tên bước
Yêu cầu duyệt	Check nếu bước này người thực hiện có nút Duyệt, thực hiện duyệt mới đi tiếp đến bước tiếp theo Nếu không check hệ thống hiểu là bước thông báo, tự động đi tiếp đến bước có check yêu cầu duyệt tiếp theo thực hiện
Nhận email	Check nếu bước này người thực hiện nhận email thông báo
Gửi email người tạo	Check nếu bước này thực hiện xong thì email cho người tạo
Không email người duyệt	Mặc định sau khi duyệt hệ thống email cho người thực hiện Check nếu không gửi email người thực hiện
Người lập thực hiện	Check nếu người tạo phiếu thực hiện bước này Đi chung với check yêu cầu duyệt
Lấy người xử lý theo bước	Nhập bước thực hiện Trường hợp chỉ định đích danh người thực hiện bước trước thực hiện bước này Đi chung với check yêu cầu duyệt
Chọn danh sách user duyệt	Check nếu đến bước này người thực hiện bước duyệt trước sẽ chỉ định người thực hiện từ danh sách khai báo ở lưới 3 Đi chung với check yêu cầu duyệt
Cho phép bỏ qua	Check nếu ở bước này, người duyệt bước trước được bỏ qua và gửi duyệt đến bước cao hơn Đi chung với check yêu cầu duyệt
Tạo công việc	Check nếu đến bước này hệ thống tự động tạo công việc Lưu ý: Đi chung với check yêu cầu duyệt, khi sử dụng tính năng này phải đi chung quy tắc của công việc, công việc chỉ có một người xử lý chính, nên bước này phải cấu hình một người thực hiện, hoàn thành công việc hoặc duyệt để hoàn tất bước này
Được duyệt cả phiếu	Check nếu ở bước duyệt này người thực hiện nhấn Duyệt có xuất hiện check “Hoàn tất phiếu”, đăng ký sẽ được bỏ qua các cấp phê duyệt tiếp theo, tình trạng hoàn tất kết quả được duyệt Đi chung với check yêu cầu duyệt
Yêu cầu chữ ký số	Check nếu ở bước thực hiện này sử dụng chữ ký số, người dùng nhấn nút duyệt sẽ có nút ký số, trước khi duyệt phải ký số Lưu ý: Đi chung với check yêu cầu duyệt. Người thực hiện bước này phải khai báo chữ ký số trước, và nếu không có chữ ký số hoặc không bấm ký số thì không thực hiện duyệt được bước này
Ký trên tập tin đính kèm	Check nếu ở bước thực hiện này, khi nhấn duyệt, nhấn vào nút ký số sẽ hiển thị file đính kèm (ký số chỉ sử dụng file pdf), người duyệt kéo chữ ký vào vị trí muốn lưu vị trí trong file, nhấn xác nhận để sinh ra file mới có chữ ký số, duyệt để hoàn thành bước Đi chung với check yêu cầu duyệt Đi chung với check yêu cầu chữ ký số
Được từ chối	Check nếu bước này người thực hiện có nút Từ chối Khi từ chối phiếu sẽ hoàn tất, trạng thái bị từ chối Đi chung với check yêu cầu duyệt
Được trả lại bước trước	Check nếu bước này người thực hiện có nút Trả lại Khi trả lại sẽ chọn trả về bước có thực hiện duyệt nào, và trả trạng thái về tình trạng chưa duyệt bước đã chọn (Trả về bước duyệt đầu tiên thì người dùng có thể sửa nội dung phiếu đăng ký) Đi chung với check yêu cầu duyệt
Số giờ thực hiện	Khai báo giờ kế hoạch thực hiện bước này Bắt đầu tính từ khi bước duyệt trước thực hiện xong, nếu quá giờ mà chưa thực hiện thì tình trạng là chưa duyệt quá hạn Đi chung với check yêu cầu duyệt
Bỏ qua nếu quá hạn	Đi chung với khai báo giờ kế hoạch Check nếu quá giờ kế hoạch mà chưa thực hiện, hệ thống tự động bỏ qua bước này để đến bước duyệt tiếp theo Đi chung với check yêu cầu duyệt
Tự động hoàn tất các bước con khi bước cha hoàn tất	Chức năng khai báo ở bước cha Khai báo nếu bước cha có yêu cầu và chỉ định duyệt Khi bước cha duyệt thì các bước con tự động duyệt
Tự động hoàn tất bước cha khi các bước con hoàn tất	Chức năng khai báo ở bước cha Khi tất cả các bước con duyệt xong tự động duyệt bước cha
Tự động từ chối phiếu khi bước con từ chối	Chức năng khai báo ở các bước con Check nếu bước con từ chối thì phiếu hoàn tất quy trình với trạng thái từ chối

(Bảng mô tả trên mô tả các chức năng trong phê duyệt Ticket, ở các phân hệ khác các tính năng có thể giới hạn ít tính năng hơn)

Lưới 3 trang khai báo

Mục đích

• Cấu hình để hệ thống nhận biết người thực hiện từng bước trong quy trình

• Hệ thống nhận biết theo điều kiện lọc tất cả dữ liệu đã khai báo, tìm người dùng có thông tin thỏa tất cả các điều kiện

Diễn giải các trường thông tin

Lưới thông tin	Diễn giải
Đơn vị	Trường hợp chỉ định Chọn từ danh mục đã khai báo
Phòng ban	Trường hợp chỉ định Chọn từ danh mục đã khai báo
Bộ phận	Trường hợp chỉ định Chọn từ danh mục đã khai báo
Tổ	Trường hợp chỉ định Chọn từ danh mục đã khai báo
Chức vụ	Trường hợp chỉ định Chọn từ danh mục đã khai báo
Chức danh	Trường hợp chỉ định Chọn từ danh mục đã khai báo
Người dùng	Ưu tiên tối đa, chỉ sử dụng ở trường hợp đặc biệt Nếu chọn người dùng hệ thống bỏ qua tất cả điều kiện và đến đích danh người dùng này thực hiện Chọn từ danh sách người dùng
Theo đơn vị	Thường khai báo theo thông tin “Chức vụ” hoặc “Chức danh” Check nếu lấy thông tin theo đơn vị của người tạo
Theo phòng ban	Thường khai báo theo thông tin “Chức vụ” hoặc “Chức danh” Check nếu lấy thông tin theo phòng ban của người tạo
Theo bộ phận	Thường khai báo theo thông tin “Chức vụ” hoặc “Chức danh” Check nếu lấy thông tin theo đơn vị của người tạo
Theo tổ	Thường khai báo theo thông tin “Chức vụ” hoặc “Chức danh” Check nếu lấy thông tin theo đơn vị của người tạo

Ví dụ 1: Văn phòng tập đoàn + Phòng kế toán + Trưởng phòng

Ví dụ 2: Văn phòng tập đoàn + Phòng kế toán

(Toàn bộ thành viên trong phòng đều nhận thông tin và có thể thực hiện, một người trong danh sách này thực hiện thì coi như bước đã thực hiện xong)

Ví dụ 2: Trưởng phòng + Check theo phòng ban

(Trưởng phòng trực tiếp của người đăng ký thực hiện)

Chức năng sao chép quy trình

Mục đích

Sao chép các cấu hình lưới 2 và lưới 3 của quy trình đã có cho quy trình mới khởi tạo (lưới 1) để hỗ trợ tạo các quy trình có bước tương tự nhau

Thao tác thực hiện

Thao tác	Mô tả
1.	Tạo quy trình mới ở lưới 1
2.	Chọn quy trình mới tạo ở lưới 1, nhấn vào nút sao chép
3.	Chọn quy trình đã có muốn sao chép cho quy trình đã tạo
4.	Nhấn nút [OK] để hoàn tất